LM02503
RESPONSABLE DU PARC VEHICULES
Niveau 9
Responsabilité Hiérarchique
Coordinateur logistique
Responsabilité Fonctionnelle
Coordinateur logistique
Domaine Professionnel
Logistique
But principal
En collaboration avec le coordinateur logistique, élaborer et mettre en œuvre des stratégies permettant de garantir l’adéquation des moyens de gestion du parc automobile et des équipements motorisés, tant dans la capitale que sur le terrain. Ce rôle comprend: la sélection, la mise en route, l’usage, l’entretien et le renouvellement pour optimiser la gestion des véhicules et l’adéquation des équipements motorisés, la gestion et la supervision des équipes de chauffeurs, assurer la sécurité des passagers, la fiabilité des équipements, la continuité du service, le suivi administratif et le contrôle des coûts.
Responsabilités
- En collaboration avec le coordinateur logistique, élaborer/ revoir le budget annuel pour le garage, les coûts des véhicules, l’entretien, la consommation de carburant et d’autres produits consommables afin d’établir l’ordre de priorité des besoins opérationnels et des objectifs.
- Mettre en œuvre les procédures spécifiques pour s’assurer et surveiller que les véhicules et les autres équipements motorisés (groupes électrogènes, pompes, etc.) l’inventaire, la documentation et les trousses de secours sont inspectés tous les mois par le chauffeur responsable; que les services d’entretien (niveau A, B, ou C) sont effectués dans les temps et bien notés dans le logbook du véhicule ; rationaliser l’usage du carburant et des autres produits consommables.
- Superviser, motiver et former tous les chauffeurs et s’assurer qu’ils adhèrent aux règles de conduite de MSF et aux règlementations, qu’ils prennent soin de leurs véhicules, préviennent les dommages, effectuent l’entretien de routine, qu’ils conduisent prudemment et consignent dans le logbook tous les renseignements nécessaires.
- Organiser et superviser les processus RH associés (taille de l’équipe, quarts de travail, recrutement, formation, évaluation, mesures disciplinaires, perfectionnement et communication) de l’équipe de chauffeurs afin de s’assurer de disposer à la fois du nombre de personnes et de la somme des connaissances nécessaires, y compris les compétences en mécanique.
- Offrir des conseils en tant que superviseur sur l’assurance des véhicules dans la mission afin de trouver la meilleure couverture.
- Superviser les activités d’entretien, et, dans le cas de problèmes mécaniques importants, informer le supérieur hiérarchique en vue de proposer une solution. Superviser la consommation de carburant (qualité et quantité)
- Effectuer les évaluations techniques des véhicules et engins loués et des sociétés de transport, rédiger les documents nécessaires (contrats, etc.) afin d’assurer les services de transport entre la capitale et le terrain.
- Établir, en collaboration avec le coordinateur logistique et en fonction de la taille et de l’état du parc automobile, une commande annuelle de pièces détachées; trouver des fournisseurs locaux potentiels (pour les pièces détachées, le carburant et les lubrifiants) afin d’assurer des services d’entretien efficaces pour le parc automobile et les équipements motorisés.
- En collaboration avec le responsable approvisionnement, organiser l’entreposage des pièces détachées, tant dans la capitale que sur le terrain; organiser les processus d’approvisionnement afin de parvenir à un délai de livraison rapide.
- Participer aux rapports mensuels selon les directives, soit les rapports de situation (SitReps), les rapports statistiques sur la logistique, etc.
Éducation
École secondaire
Expérience
Au moins deux d’expérience comme chauffeur et de préférence chef chauffeur
Language Level Description
B2 Independent User
Vantage or upper intermediate
- Can understand the main ideas of complex text on both concrete and abstract topics, including technical discussions in his/her field of specialisation.
- Can interact with a degree of fluency and spontaneity that makes regular interaction with native speakers quite possible without strain for either party.
- Can produce clear, detailed text on a wide range of subjects and explain a viewpoint on a topical issue giving the advantages and disadvantages of various options.
Technical Skills
Facility Management
AUTONOMOUS
Able to identify the needs of a base in terms of non-medical investment equipment.
Able to analyse/interpret the data extracted from Buphagus
Basic knowledge of the equipment management policy (identification, maintenance procedures, standard articles, etc.)
Able to evaluate the impact of inhouse or outhouse servicing of investiment equipments
Management of Offices and Workplace Safety
UNDER SUPERVISION
Basic knowledge of safety hazard and related soultions
Basic technical knowledge of the maintenance principles/tools for all the tehcnical services related to the buildings
Transport/Mechanic
MASTER
Sound knowledge of maintenance procedures concerning vehicles deployed in severe conditions.
Ability to analyse vechicle/engine (MSF or rented) conditions in order to define their appropriate use/dismissal
Ability to understand and evaluate the overall conditions to rent (light) vehicles
Perfect knowledge of mechanical spareparts (produce 6-month order sparepart, Toyota sparepart form)
Vehicle Feet Management
EXPERT
Able to establish an integrated mobility (evaluation, planning, implementation, follow-up) system for a sizable mission (also between sections), taking into account the operational constraints
Able to produce reference documents and policies
Information and Communication Technology
UNDER SUPERVISION
Able to explain the MSF IT policy (3S: Security, Standardization, backup System)
Able to perform, verify and re-install a backup
Able to apply installation and maintenance procedures for IT material
Basic knowledge of computer network architecture
Able to follow a logic procedure in order to detect IT problems
Telecommunications
UNDER SUPERVISION
Familiar with MSF basic standard tools and procedures (Difference between HF and VHF, estqblish radio contact, use of satellite phone, use and interpret an swvr meter)
Safety
AUTONOMOUS
Able to identify the major risks presented by a project in terms of safety of goods and persons, in collaboration with the project coordinator.
Able to identify measures to reduce risks and develop a contingency plan for a project
Transversal Competencies
Commitment to MSF’s Principles
Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values
- Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
- Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
- Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
- Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
- Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
- Translates the principles of MSF into actions.
Behavioural Flexibility
Adapts behaviour to the needs of the situation
- Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
- Is flexible in applying and adapting procedures.
- Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
- Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
- Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
- Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.
Results and Quality Orientation
Improves performance and sets ambitious and realistic goals
- Strives to continually improve work methods.
- Suggests news ways of increasing efficiency in his/her field of action.
- Demonstrates a continuous learning attitude.
- Sets as an objective the improvement of the process.
Teamwork and Cooperation
Encourages, engages and motivates people to work as a team
- Shows he/she values the experience and input of other team members through empathetic communication.
- Makes decisions taking into account how they affect the team.
- Actively seeks input from team members to define how they will work together.
- Makes sure the common objective is known and supported by all the team.
- Works to achieve cohesion and a spirit of cooperation in the team.
- Involves the team in the decision-making process that may affect all its members.
People Management and Development
Gives feedback and sets limits
- Informs and gives feedback about results achieved by the team.
- Individually rectifies ineffective behaviour through constructive feedback.
- Acknowledges the positive performance of his/her collaborators, using suitable techniques for the follow-up appraisal.
- Manages any discrepancies between team members’ expectations and the reality of their situation.
- Is approachable and makes time for all team members.
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