AS01002
ASISTENTE DEL COORDINADOR DE RRHH
Nivel 7
Responsabilidad Jerárquica
Coordinador de Recursos Humanos
Responsabilidad Funciónal
Coordinador de Recursos Humanos
Área Profesional
RH & FIN
Objetivo Principal
Implementar procedimientos administrativos en general con el fin de asegurar la trazabilidad documental así como el cumplimiento de las normas laborales y fiscales correspondientes, bajo la supervisión del Coordinador de Recursos Humanos.
Responsabilidades
- Seguir las instrucciones del Coordinador de Recursos Humanos y supervisar el cumplimiento de las normas internas en la misión con el fin de asegurar, a su vez, el cumplimiento de la normativa fiscal y labor.
- Poner en marcha las actividades de contratación con transparencia y equidad, ofreciendo puestos de trabajo que cubran adecuadamente las necesidades de Recursos Humanos.
- Informar a todo el personal nuevo acerca de las Normas de Personal, las políticas y normas de Recursos Humanos y/o condiciones de vida para facilitar la integración del personal y su seguridad.
- Poner en marcha, bajo la supervisión del Coordinador de Recursos Humanos, las actividades relacionadas con la contratación de empleados (apertura de archivos y archivado de documentación formal, actualización de datos del personal, modificaciones, supervisión de fechas de finalización, etc.) con el fin de asegurar el cumplimiento de la ley.
- Presentar y explicar los términos del contrato y el contenido de la normativa interna (derechos y obligaciones) al nuevo personal contratado con el fin de asegurar el cumplimiento de la ley y la integración a nivel local.
- Recoger los elementos de pago variable en Homere (vacaciones pagadas, baja por enfermedad, baja no retribuida, etc.) con el fin de asegurar el pago preciso y puntual de las nóminas.
- Supervisar el proceso de pago de nóminas, comprobando la lista de empleados y las cantidades a pagar (pago variable, impuestos, aportaciones a la seguridad social, etc.) con el fin de asegurar el pago preciso y puntual de las nóminas.
- Hacer un seguimiento periódico del coste de la vida.
- Inscribir a los candidatos en actividades de formación y ayudar al Coordinador de Recursos Humanos a evaluar los resultados con el fin de mejorar el rendimiento de los gastos en formación.
- Dar soporte al Coordinador de Recursos Humanos para elaborar la planificación anual de las vacaciones con el fin de programar los turnos del personal y de cubrir las necesidades operativas.
- Supervisar la ejecución presupuestaria de los proyectos con el fin de detectar desviaciones y recomendar correcciones.
- Organizar viajes y dossiers de todo el personal de entrada/salida de la Misión, incluyendo la documentación del Personal Internacional (visados, tarjeta MSF, Órdenes de la Misión, etc.), reservar y comprar billetes de avión, conservar/renovar pasaportes y organizar presentaciones.
- Asegurarse de que todo el personal tenga los permisos correspondientes de trabajo, estancia y viaje.
- Asegurar de que el personal que viaje a la capital sea recogido, tenga los documentos apropiados y un lugar donde alejarse.
Formación
Deseable licenciatura en finanzas o estudios relacionados con la empresa o la administración.
Experiencia
- Fundamental experiencia laboral de como mínimo dos años en puestos de trabajo pertinentes.
- Deseable experiencia con MSF u otras ONG en países en desarrollo
Language Level Description
B1 Independent User
Threshold or intermediate
- Can understand the main points of clear standard input on familiar matters regularly encountered in work, school, leisure, etc.
- Can deal with most situations likely to arise while travelling in an area where the language is spoken.
- Can produce simple connected text on topics that are familiar or of personal interest.
- Can describe experiences and events, dreams, hopes and ambitions and briefly give reasons and explanations for opinions and plans.
Technical Skills
Legal
UNDER SUPERVISION
Able to understand and implement policies, tools and processes related to legal management of the project (contract, rent,...)
Administrative Management
UNDER SUPERVISION
Able to execute MSF administrative policies, tools (MSP, Health care package, international staff guidelines...), and processes, with supervision
IT HR Tools
UNDER SUPERVISION
Able to capture all the employee data required by MSF in the database
Able to ensure the payment of the staff using the software
Able to ensure the administrative follow up of employees using the software (leaves, warnings, etc…)
Transversal Competencies
Commitment to MSF’s Principles
Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values
- Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
- Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
- Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
- Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
- Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
- Translates the principles of MSF into actions.
Behavioural Flexibility
Adapts behaviour to the needs of the situation
- Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
- Is flexible in applying and adapting procedures.
- Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
- Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
- Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
- Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.
Stress Management
Understands other people’ s stress
- Has an understanding attitude towards other people’s mistakes and shortcomings.
- Gives calm and polite answers and repeats them patiently if necessary.
- Uses techniques or plans activities to manage his/her own stress.
- Responds and acts constructively in conflictive situations.
Results and Quality Orientation
Works towards objectives, preserving established standards
- Perseveres until the objectives of the job and the team have been met.
- Complies with the procedures, processes and rules set by MSF.
- Is aware that the purpose of his/her job is to meet the specified objectives.
- Is autonomous.
- Mobilizes resources.
- Analyses problems and constraints.
Teamwork and Cooperation
Shares information and coordinates with team and/or others
- Shares significant information in a timely manner and actively seeks the opinion of team members or others through empathetic communication.
- Allows others to question work/input if this leads to improvement.
- Coordinates with other team members to ensure that common objectives are achieved.
- Shows interest in and empathy with team members.
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