AS01002
ASSISTANT COORDINATEUR RH
Niveau 7
Responsabilité Hiérarchique
Coordinateur des ressources humaines
Responsabilité Fonctionnelle
Coordinateur des ressources humaines
Domaine Professionnel
RH & FIN
But principal
Mettre en œuvre, sous la supervision du coordinateur RH, les procédures administratives générales afin de garantir la traçabilité documentaire ainsi que la conformité avec le droit du travail et le réglementation fiscale du pays.
Responsabilités
- Selon les instructions du HRCo, contrôler que le règlement intérieur est respecté dans la mission afin d'assurer la conformité à la réglementation en matière de fiscalité et de droit du travail.
- Mener à bien les activités de recrutement en garantissant la transparence et l'équité et ce, à travers des offres d'em-ploi opportunes qui répondent aux besoins des RH.
- Informez tout nouveau personnel sur le statut du personnel, les politiques et les réglementations et/ou les conditions de vie afin de faciliter l'intégration dudit personnel et sa sécurité.
- Sous la supervision du RHCo, gérer l’embauche de personnel (ouverture de dossiers et archivage des documents officiels, mise à jour des données personnelles, modifications, supervision des dates de cessation d'emploi, etc.) afin de garantir la conformité légale des procédures.
- Présenter et expliquer les termes du contrat et le contenu du règlement intérieur (droits et obligations) au personnel nouvellement recruté afin d'assurer la conformité légale et l'intégration.
- Recueillir les éléments variables du bulletin de salaire sur Homere (congés payés, congés maladie, les congés sans solde, etc.) afin d'assurer le versement ponctuel de la paie et son exactitude.
- Superviser le processus de paie, à travers la vérification de la liste des employés et des montants à payer (rémunéra-tion variable, impôts, cotisations sociales, etc.) afin d'assurer le versement ponctuel de la paie et son exactitude.
- Suivre régulièrement l’évolution du coût de la vie.
- Enregistrer les candidats aux activités de formation et seconder le RHCo pour l’évaluation des résultats afin d'amélio-rer le retour sur les dépenses de formation.
- Seconder le RHCo dans la planification des congés annuels afin de programmer les mouvements d’équipes et cou-vrir les besoins opérationnels.
- Superviser l'exécution du budget du projet afin de détecter les écarts et recommander des corrections.
- Veiller à ce que tous les employés aient des permis de travail, de séjour et de voyage en cours de validité.
- S’assurer que le personnel en déplacement dans la capitale est dûment accueilli, dispose des documents néces-saires et d’un endroit où séjourner.
Éducation
Diplôme en finances, entreprise ou domaine administratif souhaité
Expérience
- Expérience professionnelle d’au moins deux ans dans des postes correspondants indispensable
- Expérience avec MSF ou d'autres ONG dans des pays en développement souhaitée
Language Level Description
B1 Independent User
Threshold or intermediate
- Can understand the main points of clear standard input on familiar matters regularly encountered in work, school, leisure, etc.
- Can deal with most situations likely to arise while travelling in an area where the language is spoken.
- Can produce simple connected text on topics that are familiar or of personal interest.
- Can describe experiences and events, dreams, hopes and ambitions and briefly give reasons and explanations for opinions and plans.
Technical Skills
Legal
UNDER SUPERVISION
Able to understand and implement policies, tools and processes related to legal management of the project (contract, rent,...)
Administrative Management
UNDER SUPERVISION
Able to execute MSF administrative policies, tools (MSP, Health care package, international staff guidelines...), and processes, with supervision
IT HR Tools
UNDER SUPERVISION
Able to capture all the employee data required by MSF in the database
Able to ensure the payment of the staff using the software
Able to ensure the administrative follow up of employees using the software (leaves, warnings, etc…)
Transversal Competencies
Commitment to MSF’s Principles
Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values
- Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
- Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
- Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
- Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
- Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
- Translates the principles of MSF into actions.
Behavioural Flexibility
Adapts behaviour to the needs of the situation
- Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
- Is flexible in applying and adapting procedures.
- Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
- Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
- Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
- Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.
Stress Management
Understands other people’ s stress
- Has an understanding attitude towards other people’s mistakes and shortcomings.
- Gives calm and polite answers and repeats them patiently if necessary.
- Uses techniques or plans activities to manage his/her own stress.
- Responds and acts constructively in conflictive situations.
Results and Quality Orientation
Works towards objectives, preserving established standards
- Perseveres until the objectives of the job and the team have been met.
- Complies with the procedures, processes and rules set by MSF.
- Is aware that the purpose of his/her job is to meet the specified objectives.
- Is autonomous.
- Mobilizes resources.
- Analyses problems and constraints.
Teamwork and Cooperation
Shares information and coordinates with team and/or others
- Shares significant information in a timely manner and actively seeks the opinion of team members or others through empathetic communication.
- Allows others to question work/input if this leads to improvement.
- Coordinates with other team members to ensure that common objectives are achieved.
- Shows interest in and empathy with team members.
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