AS01100
ASISTENTE DE FIN/RRHH
Nivel 6
Responsabilidad Jerárquica
Gerente de administración
Responsabilidad Funciónal
Gerente de administración
Área Profesional
HR, Finance, Administration
Objetivo Principal
Realizar tareas administrativas y hacer un seguimiento de la contabilidad de proyectos, conforme a las indicaciones del gestor de administración y los procedimientos de MSF , a fin de garantizar el cumplimiento legal y mantener un control estricto sobre los recursos financieros.
Responsabilidades
- Realizar las tareas relacionadas con temas administrativos y legales, bajo la supervisión del gerente de administración, comprobando los cálculos de nómina y actualizando las fichas del personal a fin de garantizar la precisión, el cumplimento y los pagos puntuales.
- Poner en práctica procedimientos de gestión de caja a fin de garantizar el mayor control y la seguridad, y asegurar la disponibilidad de efectivo.
- Preparar contratos de empleo de conformidad con los requisitos legales, incluyendo enmiendas específicas cuando sea necesario a fin de garantizar el cumplimento de las leyes laborales y fiscales.
- Entrar datos a la base de datos de RR. HH. y los archivos de personal, y mantenerlos actualizados a fin de facilitar la administración de los procesos de RR. HH.
- Actualizar los archivos de personal en temas de la seguridad social e impositivos a fin de cumplir con todos los requisitos y obligaciones legales.
- Emitir los recibos de sueldo mensuales de todo el personal, editando y actualizando los datos necesarios, a fin de garantizar la puntualidad y precisión de la nómina del personal.
- Emitir el recibo de sueldo final y el certificado de empleo al final de un contrato a fin de cumplir con los requisitos legales mientras se defienden los intereses de MSF.
- Hacer un seguimiento de todas las fechas de vencimiento de los contratos de arrendamiento e informar al gestor de administración a fin de dejar tiempo suficiente para pactar una renovación o buscar otra alternativa.
- Asistir al gestor de administración en la previsión mensual de tesorería y de planificación a fin de asegurar la cobertura de necesidades diarias, adelantos de sueldo, nómina, etc.
- Procesar el pago a proveedores y mantener un control estricto de toda la documentación que se utilice, informando al gerente de administración de cualquier tipo de diferencia.
- Llevar a cabo todas las tareas y actividades contables a fin de garantizar el control estricto de los gastos y la fiabilidad de los resúmenes de cuentas y la documentación.
- Poner a disposición del personal toda la información administrativa disponible (publicación, reuniones, etc.)
- Clasificar y preparar todos los registros contables conforme lo solicite el gestor de administración.
- Archivar los documentos contables e ingresar los registros contables al software de contabilidad, con el apoyo del gestor de administración y/o gestor contable.
- Dar apoyo al gestor de administración para traducir los documentos al idioma local. Ayudar al gestor de administración en reuniones cuando lo solicita.
Formación
Preferentemente título en finanzas, negocios o administración.
Experiencia
- Fundamental, experiencia laboral previa de un mínimo de dos años en empleos relevantes.
- Deseable experiencia en MSF u otras ONG's de los países en desarrollo.
Language Level Description
B1 Independent User
Threshold or intermediate
- Can understand the main points of clear standard input on familiar matters regularly encountered in work, school, leisure, etc.
- Can deal with most situations likely to arise while travelling in an area where the language is spoken.
- Can produce simple connected text on topics that are familiar or of personal interest.
- Can describe experiences and events, dreams, hopes and ambitions and briefly give reasons and explanations for opinions and plans.
Technical Skills
HR Strategy Development
UNDER SUPERVISION
Able to implement and follow up the activities defined in the objectives and HR strategy of the project
Legal
UNDER SUPERVISION
Able to understand and implement policies, tools and processes related to legal management of the project (contract, rent,...)
Administrative Management
UNDER SUPERVISION
Able to execute MSF administrative policies, tools (MSP, Health care package, international staff guidelines...), and processes, with supervision
Team Management
UNDER SUPERVISION
Able to follow basic rules on how to handle one-to-one communication (giving feedback, warnings, etc.)
IT HR Tools
UNDER SUPERVISION
Able to capture all the employee data required by MSF in the database
Able to ensure the payment of the staff using the software
Able to ensure the administrative follow up of employees using the software (leaves, warnings, etc…)
Transversal Competencies
Commitment to MSF’s Principles
Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values
- Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
- Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
- Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
- Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
- Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
- Translates the principles of MSF into actions.
Behavioural Flexibility
Adapts behaviour to the needs of the situation
- Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
- Is flexible in applying and adapting procedures.
- Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
- Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
- Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
- Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.
Stress Management
Understands other people’ s stress
- Has an understanding attitude towards other people’s mistakes and shortcomings.
- Gives calm and polite answers and repeats them patiently if necessary.
- Uses techniques or plans activities to manage his/her own stress.
- Responds and acts constructively in conflictive situations.
Results and Quality Orientation
Works towards objectives, preserving established standards
- Perseveres until the objectives of the job and the team have been met.
- Complies with the procedures, processes and rules set by MSF.
- Is aware that the purpose of his/her job is to meet the specified objectives.
- Is autonomous.
- Mobilizes resources.
- Analyses problems and constraints.
Teamwork and Cooperation
Shares information and coordinates with team and/or others
- Shares significant information in a timely manner and actively seeks the opinion of team members or others through empathetic communication.
- Allows others to question work/input if this leads to improvement.
- Coordinates with other team members to ensure that common objectives are achieved.
- Shows interest in and empathy with team members.
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