AS01100
ASSISTANT FIN/RH
Niveau 6
Responsabilité Hiérarchique
Responsable Administration
Responsabilité Fonctionnelle
Responsable Administration
Domaine Professionnel
HR, Finance, Administration
But principal
Accomplir des tâches administratives et faire le suivi de la gestion comptable, en respectant les instructions du Responsable Administration et les procédures MSF, afin d’assurer le respect des lois et de garder un contrôle strict sur les ressources monétaires.
Responsabilités
- Accomplir des tâches administratives et juridiques sous le contrôle du Responsable Administration, vérifier le calcul des salaires et mettre à jour les dossiers personnels afin d’assurer des paiements corrects, conformes et ponctuels.
- Mettre en œuvre des procédures de gestion financière, afin d’assurerque le contrôle et la sécurité soient optimaux et assurer la disponibilité de fonds.
- Préparer des contrats de travail en conformité avec les prescriptions légales, en incluant quand nécessaire, des modifications spécifiques, afin d’assurer le respect du droit du travail local et fiscal.
- Saisir des données dans la base de données de la RH et les dossiers personnels, les maintenir à jour afin de faciliter la gestion des procédures RH.
- Mettre à jour les dossiers de sécurité sociale et d’impôts des employés pour répondre aux exigences et obligations réglementaires.
- Elaborer des fiches de paye mensuelles pour tout le personnel, modifier et mettre à jour les données nécessaires afin d’assurer la ponctualité et l’exactitude des salaires du personnel.
- Elaborer la dernière fiche de paie et les certificats de travail en fin de contrat afin de répondre aux exigences réglementaires tout en défendant les intérêts de MSF.
- Faire le suivi des contrats de location arrivant à expiration et informer le Responsable Administration à temps pour organiser un renouvellement ou pour trouver une autre alternative.
- Assister le Responsable Administration avec les prévisions budgétaires mensuelles et la planification afin de pouvoir assurer le règlement des besoins quotidiens, avances sur salaires, salaires, etc.
- Traiter les paiements aux fournisseurs et garder un contrôle strict sur tous les documents requis, signalant toute disparité au Responsable Administration.
- Effectuer toutes les tâches et activités comptables, afin d’assurer un contrôle strict sur toutes les dépenses et la fiabilité des relevés et de la documentation.
- Faire en sorte que toutes les informations administratives soient accessibles à tout le personnel (affectations, réunions, etc.)
- Classer et préparer tous les éléments de comptabilité requis par le Responsable Administration.
- Classer les dossiers de comptabilité et rentrer les éléments de comptabilité dans le logiciel comptable, avec le soutien du Responsable Administration et / ou du Responsable Comptabilité (ACMA).
- Aider le Responsable Administration avec la traduction de documents dans la langue locale. Aider le Responsable Administration lors de réunions sur demande.
Éducation
De préférence, diplôme lié à la comptabilité, les affaires ou la gestion.
Expérience
Expérience professionnelle antérieure d’au moins deux ans dans des professions pertinentes.
Language Level Description
B1 Independent User
Threshold or intermediate
- Can understand the main points of clear standard input on familiar matters regularly encountered in work, school, leisure, etc.
- Can deal with most situations likely to arise while travelling in an area where the language is spoken.
- Can produce simple connected text on topics that are familiar or of personal interest.
- Can describe experiences and events, dreams, hopes and ambitions and briefly give reasons and explanations for opinions and plans.
Technical Skills
HR Strategy Development
UNDER SUPERVISION
Able to implement and follow up the activities defined in the objectives and HR strategy of the project
Legal
UNDER SUPERVISION
Able to understand and implement policies, tools and processes related to legal management of the project (contract, rent,...)
Administrative Management
UNDER SUPERVISION
Able to execute MSF administrative policies, tools (MSP, Health care package, international staff guidelines...), and processes, with supervision
Team Management
UNDER SUPERVISION
Able to follow basic rules on how to handle one-to-one communication (giving feedback, warnings, etc.)
IT HR Tools
UNDER SUPERVISION
Able to capture all the employee data required by MSF in the database
Able to ensure the payment of the staff using the software
Able to ensure the administrative follow up of employees using the software (leaves, warnings, etc…)
Transversal Competencies
Commitment to MSF’s Principles
Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values
- Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
- Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
- Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
- Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
- Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
- Translates the principles of MSF into actions.
Behavioural Flexibility
Adapts behaviour to the needs of the situation
- Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
- Is flexible in applying and adapting procedures.
- Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
- Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
- Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
- Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.
Stress Management
Understands other people’ s stress
- Has an understanding attitude towards other people’s mistakes and shortcomings.
- Gives calm and polite answers and repeats them patiently if necessary.
- Uses techniques or plans activities to manage his/her own stress.
- Responds and acts constructively in conflictive situations.
Results and Quality Orientation
Works towards objectives, preserving established standards
- Perseveres until the objectives of the job and the team have been met.
- Complies with the procedures, processes and rules set by MSF.
- Is aware that the purpose of his/her job is to meet the specified objectives.
- Is autonomous.
- Mobilizes resources.
- Analyses problems and constraints.
Teamwork and Cooperation
Shares information and coordinates with team and/or others
- Shares significant information in a timely manner and actively seeks the opinion of team members or others through empathetic communication.
- Allows others to question work/input if this leads to improvement.
- Coordinates with other team members to ensure that common objectives are achieved.
- Shows interest in and empathy with team members.
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