LC00602
COORDINATEUR ADJOINT resp. de DE L'APPROVISIONNEMENT
Niveau 12
Career Path
Responsabilité Hiérarchique
Coordinateur Logistique ou Coordinateur Approvisionnement
Responsabilité Fonctionnelle
Coordinateur Logistique ou Coordinateur Approvisionnement
Domaine Professionnel
Logistique et Approvisionnement
But principal
Appuyer le coordinateur approvisionnement en fonction des tâches et responsabilités qui ont été déléguées; remplacer le coordinateur approvisionnement lors de ses absences sur ces points. De manière générale, le coordinateur adjoint d’approvisionnement collabore avec le coordinateur approvisionnement et participe à la définition et à la mise en œuvre des stratégies d’approvisionnement et à l’appui sur le terrain. L’objectif est d’assurer la mise en œuvre d’une chaîne d’approvisionnement efficace et efficiente pour la mission, et conforme aux politiques et normes de MSF.
Responsabilités
- Participer à la définition et à l’actualisation de la planification annuelle des projets et des budgets et au plan de prévision des situations d’urgence, en définissant la stratégie et en conseillant le coordinateur approvisionnement en termes d’approvisionnement.
- Définir et revoir la stratégie d’approvisionnement de la mission en collaboration avec l’équipe de coordination en fonction du contexte de la mission et des besoins opérationnels, et conformément aux protocoles, directives et politiques de MSF ; en assurer la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation.
- Définir et assurer la mise en œuvre des procédures d’ensemble d’approvisionnement, d’une gestion de l’approvisionnement efficace et fournir des outils adaptés destinés à appuyer les différentes activités d’approvisionnement.
- Agir à titre d’auditeur permanent de la chaîne d’approvisionnement, et à ce titre: faire le suivi des différents processus d’approvisionnement ainsi que de l’usage des différents outils et de la bonne application des procédures d’approvisionnement, et procéder aux ajustements nécessaires.
- Assurer la stabilité des activités d’approvisionnement dans le cadre des interventions normales et d’urgence sur les projets concernés.
- Définir et évaluer les besoins en RH relativement aux activités d’approvisionnement (taille des équipes, descriptifs de postes organigrammes, répartition des tâches et des responsabilités), gestion des différentes équipes d’approvisionnement de la mission (coordination + projet) et participation à la sélection du personnel placé sous sa supervision, à son suivi (formation, encadrement) et à son évaluation.
- Assurer un soutien technique permanent aux équipes d’approvisionnement ainsi qu’aux autres départements de la mission (Finance, médical, …)
- Effectuer des visites régulières sur le terrain afin de fournir un soutien permanent aux parties prenantes directes et indirectes impliquées dans l’approvisionnement.
- Valider l’utilisation des tiers impliqués dans l’approvisionnement (fournisseurs, entreprises de transport, transitaires, etc.) proposés par les agents chargés de l’approvisionnement, le responsable du transport, … en coopération avec les référents techniques le cas échéant.
- Garantir la standardisation de la gestion des entrepôts en se concentrant sur les stocks de fournitures médicales et les échanges avec les points de distribution (en cas d’intégration des stocks à caractère médicale sous la responsabilité de l’approvisionnement).
Éducation
Indispensable: diplôme et spécialisation en logistique/ chaîne d’approvisionnement
Expérience
- Indispensable: expérience d’au moins 2 ans dans la gestion d’une chaîne d’approvisionnement et dans l’organisation de l’administration de l’approvisionnement et des procédures.
- De préférence compréhension avérée de la logistique sur le terrain de MSF (connaissance générale des équipements de MSF et des kits selon la nature du projet).
Language Level Description
C1 Proficient User
Effective Operational Proficiency or advanced
- Can understand a wide range of demanding, longer texts, and recognise implicit meaning.
- Can express ideas fluently and spontaneously without much obvious searching for expressions.
- Can use language flexibly and effectively for social, academic and professional purposes.
- Can produce clear, well-structured, detailed text on complex subjects, showing controlled use of organisational patterns, connectors and cohesive devices.
Technical Skills
Warehousing
MASTER
Knowledge of warehouse's devices and premises
Able to design basic warehouse layout
Knowledge of administrative tools and able to provide monthly reports
Be able to follow up monthly data from stock and to prevent stock ruptures and expiry drugs
Able to elaborate procedures on safety and security
Able to elaborate procedures on good distribution practices
Able to elaborate procedures on quality control
Able to define picking packing techniques according to the item typology
Able to define stock management theories according to the item typology.
Transport
MASTER
Knowledge on freight forwarding (local and international)
Able to calculate and analyse transport costs according to different modes
Able to calculate transport lead times
Able to follow up transport claims
Knowledge for good distribution practices on transport
Knowledge of IATA and other regulations
Knowledge of transport insurance
Able to write local transport contracts.
Customs
MASTER
Knowledge of freight forwarding from a custom point of view
Understanding of custom cost calculation
Understanding of the local custom process.
Able to identify the key actors of the importation process
Procurement
MASTER
Able to analyse a market (local)
Knowledge of negotiation/consultation techniques
Knowledge of supplier's evaluation techniques
Capacity to translate requirements into sourcing strategy
Able to write complex contracts with suppliers.
Supply IS
MASTER
Able to put in place procedures to guide basic users
Able to control the procedures are in place
able to configure the tools and master data
Able to keep the tool updated
Able to make daily reports form the tool.
Demand Planning
MASTER
Able to elaborate order and distribution planning (ability to manage forecast, supply chain factors, contract with suppliers, constraints and lead-times to issue planning).
Customer Service Management
EXPERT
Able to write service level agreement (SLA)
Able to determine mutually satisfying goals (shared KPIs).
Supply process Synchronization
EXPERT
Able to design and optimize supply flows
Able to organize all the resources contributing to the supply chain
Able to design specific indicators and analyse them on the entire supply chain and to take corrective actions.
Transversal Competencies
Strategic Vision
Has an overview and links current actions with organisational objectives
- Contributes towards the global vision.
- Relates the objectives of his/her project to MSF’s objectives.
- Is able to distinguish between working activities that give value to MSF’s objectives and those that do not.
- Sets and maintains an order of priorities in his/her work according to MSF’s strategic objectives.
Service Orientation
Anticipates clients’ needs
- Anticipates the need to offer information about the services provided.
- Offers services that deliver added value to clients.
- Responds to clients’ needs even when the demand is not explicit.
- Thinks about the effect of his/her actions on others.
- Is proactive in ascertaining the future needs of clients and understanding their underlying needs.
Teamwork and Cooperation
Builds team spirit within the organisation
- Fosters and encourages collaboration between members of different teams, services and departments, even in difficult situations.
- Explains to others (in meetings, speeches, etc.) the importance of working in teams.
- Acts by example.
Leadership
Uses actions and indirect influences to persuade
- Gives solid and coherent arguments to support his/her points to the interlocutor, stressing the key information.
- Uses different communication tools and means (internal and external resources) to get the message across.
- Selects communication strategies to have a persuasive impact on the interlocutor.
- Seeks backup from experts and third parties to strengthen his/her point of view.
- Manages his/her emotions.
People Management and Development
Works on the growth and development of team members
- Offers each team member an equal opportunity to succeed.
- Publicly acknowledges good performance and positively reinforces it.
- Considers the personal development of each team member and proposes an individual development plan.
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