LC00200
COORDINATEUR DE L'APPROVISIONNEMENT
Niveau 13
Responsabilité Hiérarchique
Chef de mission
Responsabilité Fonctionnelle
Chef de mission / Référent supply et Log au siège
Domaine Professionnel
Logistique et Approvissionement
But principal
Concevoir et garantir la mise en œuvre d'une chaîne d'approvisionnement réactive, agile et efficace qui a la capacité de répondre aux besoins changeants des opérations médicales et de livrer les bons produits, de qualité, à temps, au bon endroit. Définition de standards, politiques et stratégies selon les protocoles MSF, afin de permettre le développe-ment de la mission et d'optimiser l'impact des projets médicaux.
Responsabilités
- Participer activement à la définition et au suivi de la planification annuelle du projet et des budgets
- Participer activement à la définition de la stratégie d'intervention d'urgence en termes d'approvisionnement (mise en place RH, stratégie achats, procédures simplifiées…), et traduire les besoins identifiés en objectifs, priorités et res-sources nécessaires à l'intervention
- Responsable de la définition, de la mise en œuvre et de la révision de la stratégie d'approvisionnement de la mission avec l'équipe de coordination en fonction du contexte de la mission et des besoins opérationnels, conformément aux protocoles, politiques et directives de MSF
- Responsable du suivi de la mise en œuvre efficace des procédures globales d'approvisionnement (planification de la demande, achats, importations et exportations, entreposage, distribution et activités transversales) et de l'utilisation d'outils pour soutenir les différentes activités d'approvisionnement, en proposant des ajustements en cas de besoin
- Responsable d'anticiper les risques liés à la chaîne d'approvisionnement, définir un plan d'action pour atténuer ces risques et le mettre en œuvre à travers une stratégie à long terme impliquant des spécialistes (finance, juridique…)
- Responsable de la stabilité des activités d'approvisionnement dans le cadre des interventions régulières et d'urgence des projets concernés
- Responsable d'effectuer une évaluation régulière de la chaîne d'approvisionnement (y compris une visite sur le ter-rain), en s'assurant qu'un soutien permanent aux acteurs de l'approvisionnement direct et indirect est disponible et en définissant les ajustements si nécessaire.
- Responsable final de la validation de l'utilisation des tiers liés à l’approvisionnement (fournisseurs, sociétés de trans-port, transitaires, etc.) avec les référents techniques le cas échéant
- Représenter MSF lors de réunions avec les autorités et d'autres ONG
- Agir en tant que point focal pour la définition, la planification et la mise en œuvre des projets d'intersection (mutualisa-tion, intégration, fusion) et assurer la communication avec les différentes parties prenantes et Participer à la rédac-tion / révision du MoU / SLA de la mission.
- Responsable de la bonne application des politiques RH et des processus associés (recrutement, formation, briefing / débriefing, répartition des tâches, évaluation, potentiel, détection, développement du personnel et communication in-terne) afin d'assurer à la fois le dimensionnement et le niveau de connaissances requises pour les activités dont il / elle est responsable.
- Responsable du bon flux de communication au sein de la mission (équipes d'approvisionnement, dpts Op, Med et support) et avec les parties prenantes externes (fournisseurs, CES, autorités…)
- Analyser les activités de la chaîne d'approvisionnement à travers le reporting et les KPI tout en communiquant et en collaborant de manière proactive avec les principales parties prenantes et en proposant des actions correctives et préventives
- Responsable global de la qualité et de l'exactitude des données liées à la chaîne d'approvisionnement ainsi que de la disponibilité et de l'optimisation des guidelines de la chaîne d'approvisionnement et des SOP de la mission.
Éducation
Indispensable diplôme et spécialisation en logistique/ chaîne d’approvisionnement
Expérience
- Une expérience professionnelle indispensable d'au moins deux ans dans des emplois pertinents et une expérience humanitaire antérieure chez MSF ou d'autres ONG dans des pays en développement.
- Compréhension avérée et souhaitable de la logistique de terrain MSF (connaissance gé-nérale des équipements et kits MSF en fonction de la nature du projet).
Language Level Description
C1 Proficient User
Effective Operational Proficiency or advanced
- Can understand a wide range of demanding, longer texts, and recognise implicit meaning.
- Can express ideas fluently and spontaneously without much obvious searching for expressions.
- Can use language flexibly and effectively for social, academic and professional purposes.
- Can produce clear, well-structured, detailed text on complex subjects, showing controlled use of organisational patterns, connectors and cohesive devices.
Technical Skills
Warehousing
MASTER
Knowledge of warehouse's devices and premises
Able to design basic warehouse layout
Knowledge of administrative tools and able to provide monthly reports
Be able to follow up monthly data from stock and to prevent stock ruptures and expiry drugs
Able to elaborate procedures on safety and security
Able to elaborate procedures on good distribution practices
Able to elaborate procedures on quality control
Able to define picking packing techniques according to the item typology
Able to define stock management theories according to the item typology.
Transport
MASTER
Knowledge on freight forwarding (local and international)
Able to calculate and analyse transport costs according to different modes
Able to calculate transport lead times
Able to follow up transport claims
Knowledge for good distribution practices on transport
Knowledge of IATA and other regulations
Knowledge of transport insurance
Able to write local transport contracts.
Customs
MASTER
Knowledge of freight forwarding from a custom point of view
Understanding of custom cost calculation
Understanding of the local custom process.
Able to identify the key actors of the importation process
Procurement
MASTER
Able to analyse a market (local)
Knowledge of negotiation/consultation techniques
Knowledge of supplier's evaluation techniques
Capacity to translate requirements into sourcing strategy
Able to write complex contracts with suppliers.
Supply IS
MASTER
Able to put in place procedures to guide basic users
Able to control the procedures are in place
able to configure the tools and master data
Able to keep the tool updated
Able to make daily reports form the tool.
Demand Planning
MASTER
Able to elaborate order and distribution planning (ability to manage forecast, supply chain factors, contract with suppliers, constraints and lead-times to issue planning).
Customer Service Management
EXPERT
Able to write service level agreement (SLA)
Able to determine mutually satisfying goals (shared KPIs).
Supply process Synchronization
EXPERT
Able to design and optimize supply flows
Able to organize all the resources contributing to the supply chain
Able to design specific indicators and analyse them on the entire supply chain and to take corrective actions.
Transversal Competencies
Strategic Vision
Has an overview and links current actions with organisational objectives
- Contributes towards the global vision.
- Relates the objectives of his/her project to MSF’s objectives.
- Is able to distinguish between working activities that give value to MSF’s objectives and those that do not.
- Sets and maintains an order of priorities in his/her work according to MSF’s strategic objectives.
Service Orientation
Anticipates clients’ needs
- Anticipates the need to offer information about the services provided.
- Offers services that deliver added value to clients.
- Responds to clients’ needs even when the demand is not explicit.
- Thinks about the effect of his/her actions on others.
- Is proactive in ascertaining the future needs of clients and understanding their underlying needs.
Teamwork and Cooperation
Builds team spirit within the organisation
- Fosters and encourages collaboration between members of different teams, services and departments, even in difficult situations.
- Explains to others (in meetings, speeches, etc.) the importance of working in teams.
- Acts by example.
Leadership
Uses actions and indirect influences to persuade
- Gives solid and coherent arguments to support his/her points to the interlocutor, stressing the key information.
- Uses different communication tools and means (internal and external resources) to get the message across.
- Selects communication strategies to have a persuasive impact on the interlocutor.
- Seeks backup from experts and third parties to strengthen his/her point of view.
- Manages his/her emotions.
People Management and Development
Works on the growth and development of team members
- Offers each team member an equal opportunity to succeed.
- Publicly acknowledges good performance and positively reinforces it.
- Considers the personal development of each team member and proposes an individual development plan.
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