LC00200
COORDINADOR DE LA CADENA DE APROVISIONAMIENTO
Nivel 13
Responsabilidad Jerárquica
Jefe de Misión
Responsabilidad Funciónal
Coordinador de Logística, Coordinador Médico, Coordinador de Finanzas
Área Profesional
Logística y Aprovisionamiento
Objetivo Principal
Definir y garantizar una cadena de suministro eficaz y bien organizada en la misión, y definir todas las normas en conformidad con las políticas y normas de MSF.
Responsabilidades
- Participar activamente en la definición y la actualización de la planificación y presupuestos anuales del proyecto y en el Plan de Preparación para Emergencias, estableciendo la estrategia en términos del aprovisionamiento.
- Definir y revisar la estrategia de aprovisionamiento de la misión junto con el Equipo de Coordinación, de acuerdo con el contexto de la misión y las necesidades operativas, en línea con los protocolos, las políticas y las directrices de MSF, y garantizar su aplicación, seguimiento y evaluación.
- Definir y garantizar la aplicación de los procedimientos generales de aprovisionamiento y de una administración eficaz del aprovisionamiento, así como proporcionar herramientas adaptadas para apoyar las diversas actividades de aprovisionamiento.
- Actuar como auditor permanente de la cadena de suministro: como tal, supervisar los diferentes procesos de aprovisionamiento, así como el uso de las herramientas y la correcta ejecución de los procedimientos de aprovisionamiento y realizar modificaciones cuando sea necesario.
- Garantizar la estabilidad de las actividades de aprovisionamiento como parte de intervenciones regulares y de emergencia en los proyectos correspondientes.
- Definir y analizar la organización de RH con relación al aprovisionamiento (tamaño de los equipos, perfiles de puestos, organigramas, división de tareas y responsabilidades); gestionar los diferentes equipos de aprovisionamiento en la misión (coordinación y proyecto) y participar en la selección, el seguimiento (formación-orientación) y evaluación del personal bajo su supervisión.
- Ofrecer apoyo técnico permanente a los equipos de aprovisionamiento, así como a todos los demás departamentos en la misión (Finanzas, Médico, etc.)
- Gestionar las visitas a terreno con regularidad con el fin de ofrecer apoyo permanente a las partes interesadas del aprovisionamiento tanto directas como indirectas.
- Validar el uso de terceros relacionados con el aprovisionamiento (proveedores, empresas de transporte, transportistas, etc.) propuestos por los Responsables de Compras, el Gestor de Transporte, etc., junto con los referentes técnicos cuando sea necesario.
- Garantizar la estandarización de la gestión del almacén con un énfasis en las existencias médicas y las interacciones con los puntos de distribución (en caso de incorporación de las existencias médicas en Aprovisionamiento).
Formación
Título y especialización en Logística / Cadena de Suministro, esencial.
Experiencia
- Experiencia en gestión de cadenas de suministro (dos años como mínimo) y en organización de administración y procedimientos de aprovisionamiento, esencial.
- Comprensión demostrable de la Logística de Terreno de MSF (conocimientos generales de los equipos de MSF conforme a la naturaleza del proyecto), deseable.
Language Level Description
C1 Proficient User
Effective Operational Proficiency or advanced
- Can understand a wide range of demanding, longer texts, and recognise implicit meaning.
- Can express ideas fluently and spontaneously without much obvious searching for expressions.
- Can use language flexibly and effectively for social, academic and professional purposes.
- Can produce clear, well-structured, detailed text on complex subjects, showing controlled use of organisational patterns, connectors and cohesive devices.
Technical Skills
Warehousing
MASTER
Knowledge of warehouse's devices and premises
Able to design basic warehouse layout
Knowledge of administrative tools and able to provide monthly reports
Be able to follow up monthly data from stock and to prevent stock ruptures and expiry drugs
Able to elaborate procedures on safety and security
Able to elaborate procedures on good distribution practices
Able to elaborate procedures on quality control
Able to define picking packing techniques according to the item typology
Able to define stock management theories according to the item typology.
Transport
MASTER
Knowledge on freight forwarding (local and international)
Able to calculate and analyse transport costs according to different modes
Able to calculate transport lead times
Able to follow up transport claims
Knowledge for good distribution practices on transport
Knowledge of IATA and other regulations
Knowledge of transport insurance
Able to write local transport contracts.
Customs
MASTER
Knowledge of freight forwarding from a custom point of view
Understanding of custom cost calculation
Understanding of the local custom process.
Able to identify the key actors of the importation process
Procurement
MASTER
Able to analyse a market (local)
Knowledge of negotiation/consultation techniques
Knowledge of supplier's evaluation techniques
Capacity to translate requirements into sourcing strategy
Able to write complex contracts with suppliers.
Supply IS
MASTER
Able to put in place procedures to guide basic users
Able to control the procedures are in place
able to configure the tools and master data
Able to keep the tool updated
Able to make daily reports form the tool.
Demand Planning
MASTER
Able to elaborate order and distribution planning (ability to manage forecast, supply chain factors, contract with suppliers, constraints and lead-times to issue planning).
Customer Service Management
EXPERT
Able to write service level agreement (SLA)
Able to determine mutually satisfying goals (shared KPIs).
Supply process Synchronization
EXPERT
Able to design and optimize supply flows
Able to organize all the resources contributing to the supply chain
Able to design specific indicators and analyse them on the entire supply chain and to take corrective actions.
Transversal Competencies
Strategic Vision
Has an overview and links current actions with organisational objectives
- Contributes towards the global vision.
- Relates the objectives of his/her project to MSF’s objectives.
- Is able to distinguish between working activities that give value to MSF’s objectives and those that do not.
- Sets and maintains an order of priorities in his/her work according to MSF’s strategic objectives.
Service Orientation
Anticipates clients’ needs
- Anticipates the need to offer information about the services provided.
- Offers services that deliver added value to clients.
- Responds to clients’ needs even when the demand is not explicit.
- Thinks about the effect of his/her actions on others.
- Is proactive in ascertaining the future needs of clients and understanding their underlying needs.
Teamwork and Cooperation
Builds team spirit within the organisation
- Fosters and encourages collaboration between members of different teams, services and departments, even in difficult situations.
- Explains to others (in meetings, speeches, etc.) the importance of working in teams.
- Acts by example.
Leadership
Uses actions and indirect influences to persuade
- Gives solid and coherent arguments to support his/her points to the interlocutor, stressing the key information.
- Uses different communication tools and means (internal and external resources) to get the message across.
- Selects communication strategies to have a persuasive impact on the interlocutor.
- Seeks backup from experts and third parties to strengthen his/her point of view.
- Manages his/her emotions.
People Management and Development
Works on the growth and development of team members
- Offers each team member an equal opportunity to succeed.
- Publicly acknowledges good performance and positively reinforces it.
- Considers the personal development of each team member and proposes an individual development plan.
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