OS01500
ASISTENTE DEL JEFFE DE MISIÓN
Nivel 7
Responsabilidad Jerárquica
Jefe de misión
Responsabilidad Funciónal
Jefe de misión
Área Profesional
Operaciones
Objetivo Principal
Proporcionar apoyo a la misión ayudando al jefe de misión en el aspecto administrativo de las tareas de coordinación, asegurando una relación fluida con las autoridades locales y nacionales, contribuyendo al análisis y seguimiento del contexto, realizando tareas de traducción e interpretación con el fin de facilitar las tareas de coordinación de la misión.
Responsabilidades
- Ayudar al jefe de misión en el análisis del contexto, distribuir la información de contexto pertinente al equipo de coordinación, informarles regularmente sobre aspectos clave, actualizar la información general sobre el contexto con documentos internos de MSF y aconsejar sobre las actividades de la organización y las conductas individuales afín de asegurar que son adecuadas desde el punto de vista cultural.
- Conocer bien a los homólogos en las diferentes administraciones y mantener un registro de los contactos en el terreno (otras ONGs, agencias de las NU, autoridades locales…) verificando que se puede acceder a ellos fácilmente para hacer posibles los contactos y las reuniones.
- A petición del jefe de misión, actuar en representación de MSF en reuniones (ONGs, organismos oficiales, administración, etc.).
- Asegurar que se realiza el seguimiento de los expedientes administrativos relevantes como el registro de MSF en un país, los permisos de trabajos, las políticas de inmigración, los protocolos nacionales, etc.
- A petición del jefe de misión, preparar y realizar una sesión de información para el personal internacional, regional y trasladado sobre el contexto del país.
- Traducir documentos y actuar como intérprete cuando sea necesario.
Formación
Estudios de nivel universitario o similar.
Experiencia
- Experiencia previa en el campo humanitario, preferiblemente con MSF.
- Es indispensable conocer muy bien el funcionamiento de las diferentes administraciones del país local (requisito fundamental).
Language Level Description
B1 Independent User
Threshold or intermediate
- Can understand the main points of clear standard input on familiar matters regularly encountered in work, school, leisure, etc.
- Can deal with most situations likely to arise while travelling in an area where the language is spoken.
- Can produce simple connected text on topics that are familiar or of personal interest.
- Can describe experiences and events, dreams, hopes and ambitions and briefly give reasons and explanations for opinions and plans.
Technical Skills
This job doesn't have technical skills.
Transversal Competencies
Commitment to MSF’s Principles
Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values
- Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
- Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
- Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
- Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
- Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
- Translates the principles of MSF into actions.
Behavioural Flexibility
Adapts behaviour to the needs of the situation
- Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
- Is flexible in applying and adapting procedures.
- Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
- Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
- Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
- Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.
Stress Management
Understands other people’ s stress
- Has an understanding attitude towards other people’s mistakes and shortcomings.
- Gives calm and polite answers and repeats them patiently if necessary.
- Uses techniques or plans activities to manage his/her own stress.
- Responds and acts constructively in conflictive situations.
Results and Quality Orientation
Works towards objectives, preserving established standards
- Perseveres until the objectives of the job and the team have been met.
- Complies with the procedures, processes and rules set by MSF.
- Is aware that the purpose of his/her job is to meet the specified objectives.
- Is autonomous.
- Mobilizes resources.
- Analyses problems and constraints.
Teamwork and Cooperation
Shares information and coordinates with team and/or others
- Shares significant information in a timely manner and actively seeks the opinion of team members or others through empathetic communication.
- Allows others to question work/input if this leads to improvement.
- Coordinates with other team members to ensure that common objectives are achieved.
- Shows interest in and empathy with team members.
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