OT01800
AGENTE DE ENLACE
Nivel 5
Responsabilidad Jerárquica
Jefe de misión
Responsabilidad Funciónal
Jefe de misión, HRCo y LogCo
Área Profesional
Operaciones
Objetivo Principal
Proporcionar soporte para el trabajo administrativo externo y ayudar al equipo de coordinación para obtener permisos de trabajo y traslados; facilitar todos los contactos oficiales y ayudar con los procedimientos oficiales y las gestiones sobre importaciones de material, de acuerdo con la legislación local e internacional y los procedimientos de MSF, con el fin de asegurar que las actividades de MSF se llevan a cabo de manera fluida
Responsabilidades
- Junto con el Coordinador de Recursos Humanos, asegurar que todo el personal de MSF ha solicitado y obtenido a tiempo todos los visados, permisos de estancia, traslado o trabajo en el país de la misión de acuerdo con las necesidades del proyecto y mantenerse informado sobre procedimientos legales y administrativos
- Mantener informado al servicio de asistencia para viajes de la sede central sobre los procesos vigentes, cualquier problema concreto o cambios en las gestiones para la obtención de visados, permisos de trabajo, etc.
- Conocer todos los procedimientos que MSF debe seguir con el fin de importar material de cualquier país y ayudar al equipo de la misión para seguir dichos procedimientos, en cooperación con el Coordinador Logista y el departamento logístico de la misión.
- Realizar el seguimiento del despacho de cargas de MSF e informar sobre toda posible necesidad, bien sea planificada como extraordinaria.
- Entablar y mantener contactos profesionales con las autoridades pertinentes, en función del contexto y las necesidades de la misión.
- Organizar reuniones relacionadas con aspectos administrativos para el jefe de misión o el Coordinador de RH así como asistir a ellas.
- Mantener una lista completa, detallada y actualizada con todos los contactos útiles en el país o la misión, incluyendo nombres, números de teléfono, direcciones y otros datos de interés.
- Asegurar, junto con los miembros del equipo de coordinación, que todas las actividades de MSF se realizan legalmente y de acuerdo con el Memorándum de entendimiento sobre todos los aspectos administrativos o relacionados con las aduanas, e informar sobre cualquier posible riesgo o problema.
- Asegurar que no se paga ninguna cantidad de dinero ilegal a las autoridades o cualquier persona individual, promocionando y compartiendo los principios y valores de MSF en todos los niveles.
- Mantener actualizados todos los archivos y la documentación, debiendo estar adecuadamente registrados y ser accesibles fácilmente por todos los usuarios internos.
Formación
Educación secundaria indispensable. Es conveniente contar con estudios de administración o relacionados con la comunicación.
Experiencia
Es indispensable contar con al menos un año en puestos similares, en MSF u otras ONGs.
Language Level Description
B1 Independent User
Threshold or intermediate
- Can understand the main points of clear standard input on familiar matters regularly encountered in work, school, leisure, etc.
- Can deal with most situations likely to arise while travelling in an area where the language is spoken.
- Can produce simple connected text on topics that are familiar or of personal interest.
- Can describe experiences and events, dreams, hopes and ambitions and briefly give reasons and explanations for opinions and plans.
Technical Skills
This job doesn't have technical skills.
Transversal Competencies
Commitment to MSF’s Principles
Demonstrates knowledge of and accepts MSF’s principles
- Respects the choices made by the organisation.
- Has basic knowledge of MSF’s mission and main activities.
- Respects and accepts the medical ethics and principles of MSF.
- Knows the difference between MSF’s activities and those of other NGOs and actors.
Behavioural Flexibility
Accepts changes
- Accepts changes without knowing the full reasons for them.
- Accepts new ideas in a positive way.
- Positively accepts changes in his/her environment.
- Accepts arguments opposed to his/her own.
- Is willing to listen and to take on new tasks in his/her job.
Stress Management
Manages own stress
- Expresses awareness of his/her own stress level.
- Is able to identify causes of his/her own stress and/or asks for help in detecting them.
- Is able to express to others his/her personal stressors at an appropriate time without overwhelming them.
Results and Quality Orientation
Performs his/her work
- Knows objectives of the job.
- Defines tasks to achieve objectives and establishes a working plan.
- Reviews and checks his/her work to detect mistakes and to correct them immediately.
- Values high-quality work.
Service Orientation
Knows and understands clients’ needs and interests
- Identifies and has a clear understanding of who the client to be served is.
- Identifies clients’ needs and concerns, and provides them with useful information and quick solutions.
- Listens to clients and asks them questions to determine their needs and motivations.
- Gets to know how the rest of the team works.
Teamwork and Cooperation
Acknowledges the importance of teamwork and cooperation
- Is responsible for his/her work because he/she knows the repercussions it has on the team or on others.
- Establishes and maintains good working relationships with colleagues, is accessible and listens to others.
- Cooperates with the team and supports decisions made.
- Demonstrates a predisposition to work with others and gives help when asked.
- Acknowledges there are common goals as well as individual objectives deriving from the personal plan of action.
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