OT01800
AGENT DE LIAISON
Niveau 5
Responsabilité Hiérarchique
Chef de mission
Responsabilité Fonctionnelle
Chef de mission, coordinateur logistique, coordinateur RH
Domaine Professionnel
Opérations
But principal
Fournir assistance sur le plan du travail administratif externe, ainsi qu’à l’équipe de coordination dans le processus d’obtention des permis de travail et de circulation, de même qu’avec tous les contacts officiels, procédures et importation de biens, conformément aux lois locales et internationales et aux procédures de MSF, afin d’assurer le déroulement fluide des activités de MSF.
Responsabilités
- Avec le coordinateur RH, vérifier que le personnel de MSF demande et obtienne dans les délais tout visa, permis de travail, de séjour ou de circulation requis dans le pays de la mission, en fonction des besoins; conserver et maintenir à jour les informations relatives aux procédures juridiques et administratives.
- Maintenir le service de soutien aux déplacements (siège de MSF) informé quant aux processus en cours, situations spécifiques ou changements dans les procédures afférentes aux visas, permis de travail, etc.
- Connaître toutes les procédures devant être suivies par MSF lors d’importation de biens, quelle qu’en soit la provenance, et fournir assistance sur le suivi de ces procédures, en coopération avec le coordinateur logistique et le département logistique de la mission.
- Assurer le suivi du processus de dédouanement des marchandises MSF , ainsi que de l’information relative à tout besoin prévu ou extra-ordinaire.
- Etablir et maintenir des contacts professionnels avec les autorités compétentes, selon le contexte et les besoins spécifiques de la mission.
- Organiser, pour le chef de mission et le coordinateur RH, des réunions dédiées à la discussion des questions administratives, et y assister.
- Maintenir une liste complète, détaillée et régulièrement mise à jour de tous les contacts utiles dans le pays / la mission, comprenant noms, numéros de téléphone, adresses et autres détails pertinents.
- Assurer, en collaboration avec les membres de l’équipe de coordination de la mission, que toutes les activités de MSF, sur les plans administratif et douanier, se déroulent conformément à la loi et au mémorandum d’entente, et informer sur tous les problèmes ou risques potentiels.
- Garantir qu’aucun échange illégal d’argent n’a lieu et promouvoir et transmettre les principes et valeurs de MSF , aux deux niveaux des autorités et des individus. Maintenir toute la documentation et tous les dossiers à jour, dûment et correctement classés, et aisément accessibles aux usagers internes.
Éducation
Formation de niveau secondaire indispensable. Etudes d’administration ou de communication désirées.
Expérience
Expérience d’au moins un an à un poste similaire, au sein de MSF ou d’autres organisations non-gouvernementales.
Language Level Description
B1 Independent User
Threshold or intermediate
- Can understand the main points of clear standard input on familiar matters regularly encountered in work, school, leisure, etc.
- Can deal with most situations likely to arise while travelling in an area where the language is spoken.
- Can produce simple connected text on topics that are familiar or of personal interest.
- Can describe experiences and events, dreams, hopes and ambitions and briefly give reasons and explanations for opinions and plans.
Technical Skills
This job doesn't have technical skills.
Transversal Competencies
Commitment to MSF’s Principles
Demonstrates knowledge of and accepts MSF’s principles
- Respects the choices made by the organisation.
- Has basic knowledge of MSF’s mission and main activities.
- Respects and accepts the medical ethics and principles of MSF.
- Knows the difference between MSF’s activities and those of other NGOs and actors.
Behavioural Flexibility
Accepts changes
- Accepts changes without knowing the full reasons for them.
- Accepts new ideas in a positive way.
- Positively accepts changes in his/her environment.
- Accepts arguments opposed to his/her own.
- Is willing to listen and to take on new tasks in his/her job.
Stress Management
Manages own stress
- Expresses awareness of his/her own stress level.
- Is able to identify causes of his/her own stress and/or asks for help in detecting them.
- Is able to express to others his/her personal stressors at an appropriate time without overwhelming them.
Results and Quality Orientation
Performs his/her work
- Knows objectives of the job.
- Defines tasks to achieve objectives and establishes a working plan.
- Reviews and checks his/her work to detect mistakes and to correct them immediately.
- Values high-quality work.
Service Orientation
Knows and understands clients’ needs and interests
- Identifies and has a clear understanding of who the client to be served is.
- Identifies clients’ needs and concerns, and provides them with useful information and quick solutions.
- Listens to clients and asks them questions to determine their needs and motivations.
- Gets to know how the rest of the team works.
Teamwork and Cooperation
Acknowledges the importance of teamwork and cooperation
- Is responsible for his/her work because he/she knows the repercussions it has on the team or on others.
- Establishes and maintains good working relationships with colleagues, is accessible and listens to others.
- Cooperates with the team and supports decisions made.
- Demonstrates a predisposition to work with others and gives help when asked.
- Acknowledges there are common goals as well as individual objectives deriving from the personal plan of action.
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