LM02002
GESTOR DE ALMACÉN
Nivel 9
Responsabilidad Jerárquica
Coordinador de logística o coordinador de la cadena de aprovisionamento/ Jefe de equipo de la cadena de aprovisionamento
Responsabilidad Funciónal
Coordinador de logística o coordinador de la cadena de aprovisionamento/ Jefe de equipo de la cadena de aprovisionamento
Área Profesional
Logística y aprovisionamiento
Objetivo Principal
Definir, coordinar y supervisar todas las actividades del almacén y de gestión de existencias en la misión de acuerdo con los protocolos, normas y procedimientos de MSF con el objetivo de garantizar el funcionamiento óptimo de la misión.
Responsabilidades
- En colaboración con el jefe de equipo de la cadena de aprovisionamento, definir las actividades de gestión de existencias y del almacén y planificar el presupuesto anual con el objetivo de identificar y optimizar la respuesta a las necesidades de la misión y de la población objetivo.
- Supervisar la ejecución de las actividades del almacén y de gestión de existencias y realizar un seguimiento de las existencias médicas y logísticas, garantizando el cumplimiento de las normas, protocolos y procedimientos de MSF, e informar al coordinador del área del desarrollo de los programas en curso. Esto puede incluir lo siguiente:
- Garantizar que todos los equipos e instalaciones están adaptados para el almacenamiento adecuado de los productos de acuerdo con los requisitos del cliente y las buenas prácticas de distribución.
- Garantizar que la gestión física y administrativa de los productos del almacén se realiza adecuadamente en colaboración con los propietarios de las existencias (procedimientos operativos normalizados, gestión de flujos, herramientas/tools de almacenamiento, inventarios, etc.).
- Garantizar la seguridad y la protección de los bienes y las personas en el interior y en el exterior de las instalaciones bajo su responsabilidad.
- Analizar los datos mensuales/trimestrales del almacén, identificar problemas y proponer soluciones al coordinador del área, a los propietarios de las existencias y al farmacéutico.
- En colaboración con el coordinador de Recursos Humanos, participar en la planificación e implementación de los procesos de recursos humanos asociados (contratación, formación, instrucción/seguimiento, evaluación, detección de potencial, desarrollo y comunicación) al personal bajo su responsabilidad con el objetivo de garantizar un dimensionamiento adecuado y la disponibilidad de los conocimientos necesarios para realizar correctamente todas las actividades de suministro correspondientes a su área.
- Garantizar el soporte técnico para su área de actividad y proporcionar formación para el personal bajo su responsabilidad. Gestionar a su equipo y elaborar la planificación de sus actividades (supervisor de almacén, almacenistas y ayudantes logísticos).
- Participar en la elaboración de informes mensuales de acuerdo con las directrices.
- Realizar las tareas que se le han delegado en función de su especialidad como se especifica en la descripción del puesto de trabajo.
Formación
Educación secundaria; se valorarán los estudios relacionados con la gestión de alma-cenes y adquisiciones, o certificado en despacho de aduana y reenvío o campos rela-cionados.
Experiencia
- Imprescindible: al menos dos años de experiencia laboral en actividades relacionadas.
- Se valorará la experiencia previa en el departamento de Logística o el departamento de aprovisionamento / suministro de MSF u otras ONG y la experiencia laboral en países en desarrollo
Language Level Description
B2 Independent User
Vantage or upper intermediate
- Can understand the main ideas of complex text on both concrete and abstract topics, including technical discussions in his/her field of specialisation.
- Can interact with a degree of fluency and spontaneity that makes regular interaction with native speakers quite possible without strain for either party.
- Can produce clear, detailed text on a wide range of subjects and explain a viewpoint on a topical issue giving the advantages and disadvantages of various options.
Technical Skills
Warehousing
EXPERT
Able to design a warehouse layout
Knowledge for complex administrative tools (e.g. WMS)
Able to design safety and security rules for a warehouse
Able to put in place mapping/assessment of good distribution practices.
Transport
UNDER SUPERVISION
Able to read incoming transport documents and to write outcoming transport documents
Capacity to detect anomalies at the moment of reception and to declare a claim.
Customs
Procurement
UNDER SUPERVISION
Understanding of the MSF purchasing package
Knowledge of local market (in terms of suppliers, prices, availability, etc.)
Supply IS
MASTER
Able to put in place procedures to guide basic users
Able to control the procedures are in place
able to configure the tools and master data
Able to keep the tool updated
Able to make daily reports form the tool.
Demand Planning
AUTONOMOUS
Able to calculate stock levels, thresholds and consumptions
Customer Service Management
MASTER
Able to work according to client requirements
Knowledge of downstream claim management
Able to establish customer reports.
Supply process Synchronization
EXPERT
Able to design and optimize supply flows
Able to organize all the resources contributing to the supply chain
Able to design specific indicators and analyse them on the entire supply chain and to take corrective actions.
Transversal Competencies
Commitment to MSF’s Principles
Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values
- Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
- Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
- Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
- Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
- Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
- Translates the principles of MSF into actions.
Behavioural Flexibility
Adapts behaviour to the needs of the situation
- Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
- Is flexible in applying and adapting procedures.
- Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
- Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
- Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
- Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.
Results and Quality Orientation
Improves performance and sets ambitious and realistic goals
- Strives to continually improve work methods.
- Suggests news ways of increasing efficiency in his/her field of action.
- Demonstrates a continuous learning attitude.
- Sets as an objective the improvement of the process.
Teamwork and Cooperation
Encourages, engages and motivates people to work as a team
- Shows he/she values the experience and input of other team members through empathetic communication.
- Makes decisions taking into account how they affect the team.
- Actively seeks input from team members to define how they will work together.
- Makes sure the common objective is known and supported by all the team.
- Works to achieve cohesion and a spirit of cooperation in the team.
- Involves the team in the decision-making process that may affect all its members.
People Management and Development
Gives feedback and sets limits
- Informs and gives feedback about results achieved by the team.
- Individually rectifies ineffective behaviour through constructive feedback.
- Acknowledges the positive performance of his/her collaborators, using suitable techniques for the follow-up appraisal.
- Manages any discrepancies between team members’ expectations and the reality of their situation.
- Is approachable and makes time for all team members.
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