LT03900
AGENT GESTION DE DONNÉES
Niveau 4
Responsabilité Hiérarchique
Responsable Logistique/ Superviseur Logistique
Responsabilité Fonctionnelle
Responsable Logistique/ Superviseur Logistique
Domaine Professionnel
Logistique et Approvisionnement
But principal
Exécuter les activités de saisie de données dans le système de logistique, enregistrer toutes les commandes, les livraisons et les données relatives aux stocks, conformément aux procédures établies; produire les documents mis à jour appropriés à destination de l’équipe d’approvisionnement afin d’appuyer les processus de prise de décision.
Responsabilités
- Exécuter la saisie de données de tout ce qui concerne les commandes dans le programme Logistics 7; créer les documents appropriés de commande et de réception, en s’assurant que toutes les données saisies sont bien approuvées, que la documentation appropriée a été reçue, et que les processus de saisie de données ont été appliqués dans les délais et de manière efficace.
- S’assurer que les données colligées et saisies dans les bases de données sont exactes et complètes, vérifier que les autorisations des commandes et des réceptions dans le système Logistics 7 sont correctes, veiller à ce qu’aucune personne non autorisée n’ait accès à la base de données et effectuer des vérifications de routine de la base de données pour en assurer la cohérence. Signaler immédiatement les anomalies constatées dans la base de données au supérieur hiérarchique.
- Appliquer les flux de travail, à l’entrée et à la sortie de tous les documents liés à la logistique. Classer les documents selon les normes de MSF (Kit log admin).
- Aider le supérieur hiérarchique à déterminer les articles atteignant le point de rupture ou la date d’expiration – se référer à la base de données de Logistics 7. Discuter tous les jours des progrès avec le supérieur hiérarchique, et faire rapport au restant de l’équipe d’approvisionnement lors de la réunion hebdomadaire de l’équipe.
- Recevoir et enregistrer les fiches de données provenant des services médicaux et de logistique de MSF qui rapportent les consommations. Signaler à son supérieur hiérarchique tout problème concernant la consommation de médicaments et toute autre question (noms des médicaments utilisés, écriture illisible, information manquante).
- Le cas échéant, recevoir les nouvelles fiches de donations mensuelles et les transmettre au supérieur hiérarchique.
- Obligations de rapport: identification (en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique et le fournisseur)des risques potentiels relatifs au stock (date d’expiration, niveau du stock de sécurité); comparer le niveau réel des stocks avec le niveau du stock logique d’un fournisseur et justifier les écarts éventuels sur une base mensuelle; saisir les données et créer les feuilles de travail afin d’aider aux commandes internationales; fournir les feuilles des consommations et des rapports des stocks pour tous les emplacements sur une base hebdomadaire et mensuelle; faire rapport sur les matériels commandés reçus et ceux en cours de commande ou les articles en instance.
Éducation
Indispensable: école secondaire; de préférence, études de commerce
Expérience
Expérience de travail indispensable d’au moins deux ans en saisie de données et analyse
Language Level Description
B1 Independent User
Threshold or intermediate
- Can understand the main points of clear standard input on familiar matters regularly encountered in work, school, leisure, etc.
- Can deal with most situations likely to arise while travelling in an area where the language is spoken.
- Can produce simple connected text on topics that are familiar or of personal interest.
- Can describe experiences and events, dreams, hopes and ambitions and briefly give reasons and explanations for opinions and plans.
Technical Skills
This job doesn't have technical skills.
Transversal Competencies
Commitment to MSF’s Principles
Demonstrates knowledge of and accepts MSF’s principles
- Respects the choices made by the organisation.
- Has basic knowledge of MSF’s mission and main activities.
- Respects and accepts the medical ethics and principles of MSF.
- Knows the difference between MSF’s activities and those of other NGOs and actors.
Behavioural Flexibility
Accepts changes
- Accepts changes without knowing the full reasons for them.
- Accepts new ideas in a positive way.
- Positively accepts changes in his/her environment.
- Accepts arguments opposed to his/her own.
- Is willing to listen and to take on new tasks in his/her job.
Stress Management
Manages own stress
- Expresses awareness of his/her own stress level.
- Is able to identify causes of his/her own stress and/or asks for help in detecting them.
- Is able to express to others his/her personal stressors at an appropriate time without overwhelming them.
Results and Quality Orientation
Performs his/her work
- Knows objectives of the job.
- Defines tasks to achieve objectives and establishes a working plan.
- Reviews and checks his/her work to detect mistakes and to correct them immediately.
- Values high-quality work.
Service Orientation
Knows and understands clients’ needs and interests
- Identifies and has a clear understanding of who the client to be served is.
- Identifies clients’ needs and concerns, and provides them with useful information and quick solutions.
- Listens to clients and asks them questions to determine their needs and motivations.
- Gets to know how the rest of the team works.
Teamwork and Cooperation
Acknowledges the importance of teamwork and cooperation
- Is responsible for his/her work because he/she knows the repercussions it has on the team or on others.
- Establishes and maintains good working relationships with colleagues, is accessible and listens to others.
- Cooperates with the team and supports decisions made.
- Demonstrates a predisposition to work with others and gives help when asked.
- Acknowledges there are common goals as well as individual objectives deriving from the personal plan of action.
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