LT04400
COMMIS AUX ACHATS
Niveau 4
Responsabilité Hiérarchique
Responsable d' Approvisionnement / Chargé de Chaine d' Approvisionnement / Superviseur d'Activité d'Approvisionnement
Responsabilité Fonctionnelle
Responsable d' Approvisionnement / Chargé de Chaine d' Approvisionnement / Superviseur d'Activité d'Approvisionnement
Domaine Professionnel
Logistique et Approvisionnement
But principal
S'occuper des achats d'un bureau de approvisionnement conformément aux protocoles et normes MSF, afin d'assurer un approvisionnement continu de tous types de biens.
Responsabilités
- S'occuper des achats pour le bureau d'approvisionnement en s'appuyant sur les documents d'achats fournis par le responsable opérationnel et gérer les procédures administratives et comptables relatives aux achats.
- Sur demande du responsable opérationnel, obtenir différents devis auprès des fournisseurs, dans le respect de la politique d'achats de MSF. En dessous d'un seuil établi, effectuer une veille permanente du marché local, rechercher les produits et les fournisseurs qui offrent les meilleures conditions tarifaires et négocier les prix.
- Passer des commandes auprès de fournisseurs présélectionnnés dont les prix ont été convenus.
- Demander factures et reçus pour tous les achats en évitant le moindre retard, vérifier qu'ils ont été correctement remplis et traduire les informations écrites dans la langue locale avant acceptation.
- Mettre régulièrement à jour la base de données (fournisseurs, articles, prix) relative au bureau d'approvisionnement.Fournir au superviseur logistique/approvisionnement et au coordinateur logistique toutes les informations relatives aux fournisseurs (prix, adresse, articles disponibles, etc.) et les informer de toutes modifications.
- Gérer les procédures administratives et comptables relatives aux achats : effectuer les ordres d'achats, vérifier les notes de livraison (par rapport aux commandes), gérer les avances d'argent effectuées par le département des finances, ect. Mettre à jour les informations des listes d'achats une fois les achats effectués.
- Assister le magasinier et superviseur d'approvisionnement lors des procédures de contrôle des livraisons.
Éducation
Diplôme de l'enseignement secondaire indispensable, formation commerciale souhaitable
Expérience
2 ans minimum dans un poste dans le domaine de la chaîne logistique
Language Level Description
B1 Independent User
Threshold or intermediate
- Can understand the main points of clear standard input on familiar matters regularly encountered in work, school, leisure, etc.
- Can deal with most situations likely to arise while travelling in an area where the language is spoken.
- Can produce simple connected text on topics that are familiar or of personal interest.
- Can describe experiences and events, dreams, hopes and ambitions and briefly give reasons and explanations for opinions and plans.
Technical Skills
This job doesn't have technical skills.
Transversal Competencies
Commitment to MSF’s Principles
Demonstrates knowledge of and accepts MSF’s principles
- Respects the choices made by the organisation.
- Has basic knowledge of MSF’s mission and main activities.
- Respects and accepts the medical ethics and principles of MSF.
- Knows the difference between MSF’s activities and those of other NGOs and actors.
Behavioural Flexibility
Accepts changes
- Accepts changes without knowing the full reasons for them.
- Accepts new ideas in a positive way.
- Positively accepts changes in his/her environment.
- Accepts arguments opposed to his/her own.
- Is willing to listen and to take on new tasks in his/her job.
Stress Management
Manages own stress
- Expresses awareness of his/her own stress level.
- Is able to identify causes of his/her own stress and/or asks for help in detecting them.
- Is able to express to others his/her personal stressors at an appropriate time without overwhelming them.
Results and Quality Orientation
Performs his/her work
- Knows objectives of the job.
- Defines tasks to achieve objectives and establishes a working plan.
- Reviews and checks his/her work to detect mistakes and to correct them immediately.
- Values high-quality work.
Service Orientation
Knows and understands clients’ needs and interests
- Identifies and has a clear understanding of who the client to be served is.
- Identifies clients’ needs and concerns, and provides them with useful information and quick solutions.
- Listens to clients and asks them questions to determine their needs and motivations.
- Gets to know how the rest of the team works.
Teamwork and Cooperation
Acknowledges the importance of teamwork and cooperation
- Is responsible for his/her work because he/she knows the repercussions it has on the team or on others.
- Establishes and maintains good working relationships with colleagues, is accessible and listens to others.
- Cooperates with the team and supports decisions made.
- Demonstrates a predisposition to work with others and gives help when asked.
- Acknowledges there are common goals as well as individual objectives deriving from the personal plan of action.
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