AC00200

COORDINADOR DE RRHH

Nivel   13



Responsabilidad Jerárquica

Jefe de la misión

Responsabilidad Funciónal

Referente de RR. HH. en la célula, en sede

Área Profesional

Administración, Recursos Humanos, Finanzas


Objetivo Principal

Definir, adaptar, planificar y supervisar la ejecución de las políticas de recursos humanos de la misión, asegurando que se encuentren encuentren en línea con el contexto, los desafíos operativos y la visión estratégica de los RR.HH. Como asociado estratégico de Operaciones,contribuir a definir y ejecutar los objetivos de la misión y a asegurar garantizar la dotación necesaria de los RR.HH.,cuantificando y mejorando las capacidades, contribución y participación activa del personal a fin de cumplir con los objetivos de la misión de manera eficaz, todo lo cual se hará de acuerdo con la visión y valores de MSF en materia de recursos humanos. Ser responsable de asegurar que MSF sea un empleador en la misión, apoyar la correcta gestión de los RR.HH. de manera global y asumir la entera responsabilidad de todas las cuestiones administrativas y legales de la misión.


Responsabilidades

  • Ser miembro activo del Equipo de Coordinación de la Misión (MCT por sus siglas en inglés), contribuyendo a definir los objetivos de la misión y los planes estratégicos de las misiones.
  • Ser responsable de toda la gestión de los RR.HH. y de las cuestiones administrativas de toda la misión, asegurando que estén alineadas con el marco jurídico, la visión de los RR.HH. y el marco de Empleador Responsable.
  • Asegurar la armonización entre los objetivos de la misión y los objetivos institucionales de RR.HH. más allá de la misión (relacionados con la futura capacidad de RR.HH. de la organización, tales como el apoyo al desarrollo del personal más allá de las funciones dentro de la misión, la promoción de espacios de capacitación para el nuevo personal (primeras misiones) o para el personal que ya está asignado a planes de desarrollo o destacamento, etc.).
  • Contribuir a la planificación y definición de los recursos humanos de la misión, analizando las situaciones locales y ayudando a identificar la configuración de un equipo óptimo que cumpla adecuadamente con los objetivos de la misión, así como también identificando indicadores clave que permita monitorizar los resultados y, por consiguiente, revisar el plan de RR.HH. en función de lo anterior.
  • Proporcionar asesoramiento y conocimientos técnicos al Equipo de Coordinación de la Misión, a fin de diseñar perfiles profesionales, gráficos organizativos y canales para la toma de decisiones.
  • En estrecha colaboración con el Equipo de Coordinación de la Misión, planificar las necesidades operativas y presupuestarias en materia de RR.HH. a fin de establecer eficientemente la dotación y las capacidades de recursos humanos de la misión. Ser responsable de monitorizar el presupuesto y el plan de RR.HH.
  • Definir las estrategias de RR.HH. en el nivel de la misión para asegurar que esta cuente con las capacidades y competencias necesarias en el corto, medio y largo plazo (contratación, remuneración, gestión y planes de desarrollo del aprendizaje).
  • Definir las políticas locales, diseñando y adaptando a la misión las políticas de calidad de MSF. Asegurar la ejecución de todas las políticas y directrices de gestión de RR.HH.
  • Asegurar que el personal local y regional de la misión esté correctamente contratado y que todo el personal actúe de acuerdo con la visión, las políticas y los valores de RR.HH. de MSF, así como también prestar apoyo y asistencia técnica al MCT con el fin de velar por el cumplimiento y la coherencia.
  • Identificar la mejor fuente de contratación de acuerdo a las necesidades y objetivos de la misión, así como definir una estrategia de contratación basada en el análisis del mercado laboral, con el objetivo de contratar profesionales y personal cuyo potencial pueda ser desarrollado dentro de la misión/organización.
  • Asistir y capacitar como experto a todos los miembros del MCT
  • Ser el responsable y el referente técnico en relación con cuestiones de RR.HH. y de administración en el nivel de la misión (contratación, gestión y desarrollo de equipos, contratación de trabajadores nacionales y regionales, remuneración del personal local y regional, etc.).
  • Ser responsable de todos los recursos humanos y del equipo de administración en la capital, así como de su supervisión.
  • Asegurar la adecuada implementación del Sistema de Gestión del Rendimiento (PMS por sus siglas en inglés) durante la misión, proporcionando soporte técnico al equipo de coordinación y a los Gestores de Administración en lo que respecta a la ejecución y detección de necesidades de capacitación de acuerdo con los requisitos operativos; la evaluación del desempeño del personal y la ejecución de los planes de acción relacionados, a fin de mejorar las capacidades del personal y la contribución de sus resultados finales a los objetivos de la misión.
  • Definir, aprobar o coordinar la implementación de programas de desarrollo profesional para colaboradores con alto potencial, con el fin de aumentar el compromiso y la contribución a largo plazo.
  • Definir y coordinar la ejecución local de una política salarial justa en la misión, de acuerdo con las políticas de MSF y las normas locales, y verificar mensualmente los cálculos de salarios y retenciones impositivas, con el fin de asegurar la equidad interna, niveles salariales competitivos y el cumplimiento de la normativa.
  • Definir y coordinar la política de comunicación interna, en colaboración con todos los equipos de coordinación sobre el terreno, organizando reuniones de personal y la difusión de los valores y la visión de MSF, con el fin de fomentar el compromiso de las personas, su participación activa y la observancia de / adhesión a los valores de MSF.
  • Establecer un plan sistemático para las sesiones informativas y la capacitación inicial de todo el personal de la misión (internacional, nacional y regional).
  • Supervisar los procesos administrativos de todo el personal y resolver los conflictos que surjan, con el fin de asegurar el cumplimiento del marco legal laboral y el mejoramiento de la conciencia institucional de MSF como contratante de recursos humanos.
  • Asegurar un buen conocimiento del mercado laboral en términos de perfiles disponibles, niveles de cualificación, especializaciones, y también liderar o solicitar estudios de mercado laborales y estudios comparativos de referencia.
  • Ser responsable de asegurar que los reglamentos internos y todas las políticas, procedimientos y documentos administrativos en materia de recursos humanos (por ejemplo, contratos de trabajo, recibos de sueldo, etc.) se ajusten al marco jurídico del país.
  • Promover la movilidad interna (entre proyectos) y externa (entre misiones) del personal clave identificado y apoyar el desarrollo de planes para aseguren la movilidad.
  • Desarrollar la política de movilidad de la misión de acuerdo con las necesidades y el contexto, y respetando las políticas y los protocolos/la normativa.
  • Asegurar, en estrecha colaboración con el equipo médico, la ejecución de los protocolos de protección / seguridad / precauciones médicas con el fin de asegurar condiciones laborales seguras y de salubridad para todo el personal de la misión.
  • Proporcionar conocimientos calificados a los coordinadores / supervisores / gestores de actividades sobre la forma adecuada de dirigir recursos humanos (gestión de equipos, gestión de conflictos, detección temprana del estrés, comunicación, reuniones…).
  • Detectar conflictos potenciales entre el personal de la misión, e intervenir directamente en la resolución de conflictos cuando sea necesario o posible. Ser responsable de encontrar soluciones viables, en caso de que no sea posible una intervención directa.
  • Asegurar la prevención, detección o resolución de incidentes relacionados con problemas.
  • Ser responsable del uso correcto de los sistemas de RR.HH. de la misión y asegurar de manera sistemática la calidad de los datos y los cierres mensuales.
  • Comprobar, en estrecha colaboración con el departamento de logística, que todos los movimientos internacionales e internos de la misión se gestionen correctamente (visados, boletos, viáticos necesarios, fechas de llegada/salida, etc.) y asegurar condiciones de alojamiento adecuadas (tales como habitación, comidas, etc.) a través de mantener informados a todos los departamentos / personas relevantes.
  • Informar al MCT y al personal directivo acerca de los indicadores de RR.HH. con el fin de contribuir al proceso de toma de decisiones, planificación y ajuste fino de las estrategias de la misión y del proyecto.
  • Asegurar la clausura adecuada de las asignaciones, reuniones de cierre y capitalización de las experiencias en el nivel de la misión, y transmitirlas al departamento de RR.HH.
  • Representar a MSF en todas las cuestiones referidas a RR.HH. o Administración en reuniones con las autoridades y con otras ONG.

Formación

Fundamental, título en estudios relacionados con la gestión o administración de recursos humanos.


Experiencia

Fundamental, experiencia laboral de un mínimo de dos años en tareas similares y relevantes


Language Level Description

C1  Proficient User

Effective Operational Proficiency or advanced

  • Can understand a wide range of demanding, longer texts, and recognise implicit meaning.
  • Can express ideas fluently and spontaneously without much obvious searching for expressions.
  • Can use language flexibly and effectively for social, academic and professional purposes.
  • Can produce clear, well-structured, detailed text on complex subjects, showing controlled use of organisational patterns, connectors and cohesive devices.


Trainings


HR Foundations

Human Resources Coordination Course (HRCC)


Technical Skills



HR Strategy Development

MASTER

Able to analyze the local HR context of the mission


Able to advise on the analyze of the HR organization of the project (workload, tasks allocation, needs calculation,...)


Able to define the HR strategy of the mission, integrating both operational needs and the one of the organization - global HR strategy (OC and international level)


Able to evaluate and plan the activities to put in place in order to implement the strategy

Legal

MASTER

Able to analyze the local legal context with the support of MSF tools


Able to organize the legal protection of the mission by identifying a local legal expert able to advise the organization, using guidelines and with the advise of legal adviser in HQ if necessary


Able to ensure the follow up of court cases, liaising with the HQ and the local legal expert


Able to write / co write a draft of any contractual document taking into account the local law and MSF policies and submit if necessary to the local and or HQ legal advisor


Able to ensure the follow up of the different taxes payment (fiscal obligation) 

Administrative Management

AUTONOMOUS

Able to explain and ensure the proper implementation of policies, tools and processes related to legal management of the project (contract, rent,...)


Able to follow up legal aspects of the project management


Able to put in place a system to ensure the proper legal management of the project

Recruitment

AUTONOMOUS

Able to implement MSF administrative policies and tools (MSP, Health care package, GPS,...)


Able to implement processes autonomously and propose improvement in order to adapt them to the mission/project


Able to implement the function grid


Able to implement a salary revision

Career management

AUTONOMOUS

Able to support the supervisors to detect people with potentials based on competencies


Able to propose career development plan for national staff 


Able to follow up career development plans

Training

AUTONOMOUS

Able to define objectives for specific trainings according to specific needs detected


Able to develop basic training sessions in own area


Able to make an assessment of training needs in a team/mission


Able to facilitate training sessions and to  train other facilitators

Organization Design

MASTER

Able to advise the coordinators / supervisors / activity managers on how to define organizational structures and design organization charts


Able to advise coordinators / supervisors / activity managers on how put in place a system of meetings and communication flows adapted to the situation of their teams and to their activities

Team Management

MASTER

Able to advise coordinators / supervisors / activity managers on how to give and receive feedback in order to improve team work


Able to analyse (de)motivation factors in a team and advise coordinators / supervisors / activity managers in terms of motivation


Able to advise coordinators / supervisors / activity managers on how to delegate and on how to supervise


Able to advise and assist coordinators / supervisors / activity managers in case of conflicts or stress detected within a team

IT HR Tools

AUTONOMOUS

Able to use the IT system as a management tool, by extracting all the relevant data, analyzing them and drawing conclusion


Transversal Competencies



Strategic Vision

Has an overview and links current actions with organisational objectives

  • Contributes towards the global vision.
  • Relates the objectives of his/her project to MSF’s objectives.
  • Is able to distinguish between working activities that give value to MSF’s objectives and those that do not.
  • Sets and maintains an order of priorities in his/her work according to MSF’s strategic objectives. 

Planning and Organising

Enables others to organize

  • Provides support and offers alternatives to ensure that everyone in the team is able to plan/organise his/her own job.
  • Ensures objectives are well defined, shared and acknowledged by the whole team.
  • Involves the team in discussions on planning to increase efficiency.
  • Is able to use other people’s planning to monitor activities.
  • Enables others to organise and plan ahead, based on clear and structured vision.
  • Organises plans and objectives according to the long-term vision.
  • When a new situation arises, foresees the time required (by him/herself and others) and makes small organisational or time-related changes to deal with it.
  • Provides reports from meetings with main points agreed and next steps proposed.
  • Makes sure that everyone involved in a task is aware of its existence, knows the expected results and by when they are to be achieved. 

Teamwork and Cooperation

Builds team spirit within the organisation

  • Fosters and encourages collaboration between members of different teams, services and departments, even in difficult situations.
  • Explains to others (in meetings, speeches, etc.) the importance of working in teams.
  • Acts by example. 

Leadership

Uses actions and indirect influences to persuade

  • Gives solid and coherent arguments to support his/her points to the interlocutor, stressing the key information.
  • Uses different communication tools and means (internal and external resources) to get the message across.
  • Selects communication strategies to have a persuasive impact on the interlocutor.
  • Seeks backup from experts and third parties to strengthen his/her point of view.
  • Manages his/her emotions. 

People Management and Development

Works on the growth and development of team members

  • Offers each team member an equal opportunity to succeed.
  • Publicly acknowledges good performance and positively reinforces it.
  • Considers the personal development of each team member and proposes an individual development plan. 


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