AC00300
COORDINADOR DE FINANZAS
Nivel 13
Career Path
Responsabilidad Jerárquica
Jefe de misión
Responsabilidad Funciónal
Referente financiero de la Sede Central
Área Profesional
RH & FIN
Objetivo Principal
Planificar, centralizar, coordinar y supervisar la gestión y administración financiera en la Misión (presupuesto, contabilidad, tesorería, informes, donantes, auditorías locales, procedimientos de auditoría, obligaciones legales en finanzas y administración, etc.) de acuerdo con/en cumplimiento de las políticas y procedimientos de MSF a fin de proporcionar información financiera precisa, transparente, puntual y fiable a la organización y a terceros
Responsabilidades
- Es un miembro activo del Equipo de Coordinación de la Misión (MCT), al contribuir con las definiciones de los objetivos de la misión y los planes estratégicos de la misma.
- Es responsable de producir y coordinar el presupuesto financiero anual de la misión, de la manera más exacta y realista, junto con los administradores de fondos y en consonancia con el plan operativo anual, actualizar este presupuesto a lo largo de todo el ciclo presupuestario, asegurar que el presupuesto sea relevante y proporcionado, y prever los cambios y desafíos, planificando en consecuencia
- Es responsable de controlar los gastos contra el presupuesto de manera periódica, analizar las variantes, decidir las medidas correctivas, si fuese necesario,
- Produce indicadores habituales y adecuados para controlar la salud financiera de la misión, generar y compartir análisis de costos relevantes
- Es responsable de proporcionar un inventario de los riesgos financieros de la misión, sugerir el seguimiento para administrar y mitigar dichos riesgos
- Es responsable de garantizar el cumplimiento de las políticas y directrices de MSF, adaptarlos al contexto local (legal), proyectar políticas, procedimientos y herramientas locales relevantes para la gestión optimizada de los recursos financieros de la misión. Es responsable de proporcionar una perspectiva de la salud financiera/administrativa de la misión (por ejemplo, realizando una verificación anual)
- Es responsable de aplicar la estrategia financiera de provisión de fondos para la misión, tal como lo define el Jefe de Misión en colaboración con el referente técnico en la Sede Central. Es responsable de administrar los acuerdos de provisión de fondos con los donantes, en particular:
- Coordinar y preparar propuestas para los donantes.
- Preparar informes financieros para los donantes.
- Hacer un seguimiento de los contratos de los donantes y analizar la necesidad de enmiendas, verificar los informes financieros
- Asegurar que se cumplan las condiciones de los informes y que se informe a los interesados de sus responsabilidades (por ejemplo, la logística para el inventario de capital, cotizaciones, etc.)
- - Es responsable de capacitar y entrenar a todo el personal de finanzas en la misión, en todos los aspectos relacionados con la contabilidad financiera y de presupuesto, así como también hacer que el personal directivo clave, como coordinadores, administradores de fondos y gerentes de importancia tomen conocimiento de los riesgos financieros y el alcance de sus responsabilidades financieras.
- Es responsable de evaluar y mitigar los riesgos financieros de la misión, garantizar que funcionen sistemas de control interno fiables, y que se respete la ética financiera dentro de la misión
- Es responsable de supervisar los Contratos de servicio de la misión (mantenimiento, arrendamiento de instalaciones, etc.), redactar y verificar los contratos y acuerdos de conformidad con el marco legal existente, decidir sobre los seguros que sean importantes para suscribir, buscar asesoramiento legal cuando sea necesario.
- Es responsable de comprobar que se cumplan los procedimientos administrativos relacionados con los impuestos y el pago de las obligaciones de la seguridad social, y que se observen los procedimientos legales en el país:
- Es el responsable final de corregir el pago de sueldos para el personal nacional, asegurar niveles de control correctos y garantizar que se apliquen correctamente en los proyectos las políticas y procedimientos. (aún cuando RR. HH. sea responsable por definición de los contratos y sueldos, el coordinador de finanzas es el que realiza el pago concreto y tiene que avalarlo además de ser responsable del mismo).
- Es responsable de coordinar y garantizar el funcionamiento de la tesorería para que se realicen las operaciones sin dificultad en todo momento y mantener tanto control como sea posible sobre los riesgos de los valores en particular:
- Definir niveles mínimos de efectivo.
- Prever los gastos planificados (giros de dinero, etc.).
- Gestionar las cuentas bancarias locales y transferir fondos entre la Sede Central y la misión, y del capital a los proyectos (transferencias internas)
- Gestionar los contactos con bancos y/u otras entidades financieras a nivel de la Misión.
- Controlar el pago a proveedores y los sueldos del personal.
- Es responsable de coordinar y supervisar las auditorías locales relacionadas con la contabilidad, los impuestos, cuestiones laborales, así como también fomentar las auditorías internas, a fin de determinar la legalidad y laveracidad de las cuentas de la misión de MSF. (Nota: las auditorías internas en OCA son privativas de Control y van más allá del aspecto financiero solamente, así que a nivel de misión sería a nivel del Jefe de Misión, no del coordinador de finanzas. Este punto se vincula con el cumplimiento de las políticas y procedimientos de MSF. En cuanto a esto es responsabilidad del coordinador de finanzas proporcionar una perspectiva de la salud financiera y administrativa de una misión)
- Es responsable de coordinar y supervisar el cierre mensual de las cuentas, con el objetivo de que el resumen de cuentas refleje la realidad financiera de la misión.
- Es responsable de implementar la configuración organizacional relevante de la misión, para garantizar que se cumpla con las obligaciones financieras, al mismo tiempo que se reducen los riesgos
- Es responsable de la aplicación correcta de las políticas y procesos asociados de RR. HH. (reclutamiento, capacitación, reuniones informativas/interrogatorios, evaluación, potencial, detección, desarrollo del personal y comunicación interna) a fin de garantizar el dimensionamiento y la cantidad de conocimientos que se requiere para las actividades por las cuales es responsable: Asegura que todo el personal de la Misión reciba instrucciones previas sobre el uso correcto de los recursos de MSF
- Es responsable de recoger información sobre los recursos y de interpretarlos en el presupuesto.
- Es responsable de la contabilidad de los fondos, el cierre mensual de los libros contables, los pagos a proveedores, administración financiera de expatriados, expatriados por día.
Formación
- Fundamental, título en Economía y finanzas
- Para OCA: capacitación superior en administración de empresas/Maestría en Administración de Empresas)
Experiencia
- Fundamental, dos años de experiencia en administración de proyectos (incluyendo liderazgo, planificación y control presupuestario)
- Deseable experiencia en MSF u otras ONG's
- Deseable experiencia en desarrollo
Language Level Description
C1 Proficient User
Effective Operational Proficiency or advanced
- Can understand a wide range of demanding, longer texts, and recognise implicit meaning.
- Can express ideas fluently and spontaneously without much obvious searching for expressions.
- Can use language flexibly and effectively for social, academic and professional purposes.
- Can produce clear, well-structured, detailed text on complex subjects, showing controlled use of organisational patterns, connectors and cohesive devices.
Technical Skills
Money/Cash Management
EXPERT
Perfect knowledge of MSF security/cash guideline/procedures and able to implement them
Book-keeping
AUTONOMOUS
Good knowledge of MSF mission accounting tools and procedures (chart of accounts and allocation table, description grid, closing,...)
Excellent knowledge of Saga
Able to analyse accounting books/entries
Funding Management
MASTER
Sound knowledge of donor’s interests
Be able to adapt MSF funding strategy at mission level
Contract Management
MASTER
Able to produce a complex financial report
Able to detect over or under spending of financial a contract and find appropriate solutions/amendments
Able to manage an allocation table
Perfect knowledge of mission donor’s requirements in terms financial reporting
Internal Control
MASTER
Familiar with procedures and processes of dept. other than finance (support functions)
Able to identify gaps across procedures
Good Knowledge of best practices of financial control
Budget Management
MASTER
Sound knowledge of budget tools, processes and procedures
Ability to put in place a forecast
Ability to model different scenarios
Management Control
MASTER
Good knowledge of cost analysis methodologies
Ability to underline relevant points of attention
Good knowledge of KPIs: can define relevant KPIs for project/mission activities
Excel
MASTER
Good: Pivot table, vlookups
Transversal Competencies
Strategic Vision
Has an overview and links current actions with organisational objectives
- Contributes towards the global vision.
- Relates the objectives of his/her project to MSF’s objectives.
- Is able to distinguish between working activities that give value to MSF’s objectives and those that do not.
- Sets and maintains an order of priorities in his/her work according to MSF’s strategic objectives.
Planning and Organising
Enables others to organize
- Provides support and offers alternatives to ensure that everyone in the team is able to plan/organise his/her own job.
- Ensures objectives are well defined, shared and acknowledged by the whole team.
- Involves the team in discussions on planning to increase efficiency.
- Is able to use other people’s planning to monitor activities.
- Enables others to organise and plan ahead, based on clear and structured vision.
- Organises plans and objectives according to the long-term vision.
- When a new situation arises, foresees the time required (by him/herself and others) and makes small organisational or time-related changes to deal with it.
- Provides reports from meetings with main points agreed and next steps proposed.
- Makes sure that everyone involved in a task is aware of its existence, knows the expected results and by when they are to be achieved.
Teamwork and Cooperation
Builds team spirit within the organisation
- Fosters and encourages collaboration between members of different teams, services and departments, even in difficult situations.
- Explains to others (in meetings, speeches, etc.) the importance of working in teams.
- Acts by example.
Leadership
Uses actions and indirect influences to persuade
- Gives solid and coherent arguments to support his/her points to the interlocutor, stressing the key information.
- Uses different communication tools and means (internal and external resources) to get the message across.
- Selects communication strategies to have a persuasive impact on the interlocutor.
- Seeks backup from experts and third parties to strengthen his/her point of view.
- Manages his/her emotions.
People Management and Development
Works on the growth and development of team members
- Offers each team member an equal opportunity to succeed.
- Publicly acknowledges good performance and positively reinforces it.
- Considers the personal development of each team member and proposes an individual development plan.
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