AM00700 RESPONSABLE FIN /RH PROJET

Planifier, organiser et mettre en oeuvre, au sein du projet, les politiques et les activités RH, Admin, Fin conformément aux obligations légales et aux protocoles, normes et procédures MSF, ceci de manière à fournir à l’organisation une information de qualité, fiable et transparente sur l’utilisation et l’affectation des ressources et de prendre la mesure des compétences RH nécessaires pour atteindre les objectifs du projet.

Responsabilités

En étroite coordination avec le coordinateur du projet (PC), le coordinateur RH et le coordinateur finance, calculer, analyser et contrôler les besoins opérationnels RH et Fin et les budgets associés de manière à fournir avec efficience l’effectif et les compétences requises par le projet et l’affectation correcte des fonds selon les contrats de finance-ment. Proposer des mesures de correction quand c’est nécessaire.
Planifier, superviser et assurer avec le RHCo la mise en œuvre des processus RH induits (recrutement, formation, briefing, intégration, évaluation, détection des potentiels, perfectionnement et communication) de manière à garantir la taille et l’adéquation des connaissances requises. Aider les responsables hiérarchiques du projet lors des actions sus mentionnés afin d’améliorer les compétences, les résultats, la contribution du personnel aux objectifs de la mis-sion, et de stimuler sa participation et son engagement envers MSF.
Donner des conseils sur la configuration RH et mettre à jour l’organigramme et les fiches de poste ; aider le PC et/ou les responsables d’équipe et les superviseurs à mettre au point le planning des vacances et les horaires/roulement du personnel, de manière à prévoir les besoins et la disponibilité en personnel pour les activités du projet.
Prendre en charge, au niveau du projet, les formalités des contrats d’embauche ainsi que les amendements et les résiliations des contrats. Archiver et mettre à jour les dossiers des employé/e/s, les informer sur leurs droits et prépa-rer toutes les déclarations fiscales obligatoires conformément à la législation. En étroite collaboration avec le/la PC et le/la RHCo chercher les meilleures solutions pour éviter et/ou résoudre d’éventuels conflits sociaux.
Superviser /effectuer les opérations de paie en veillant à ce que toutes les données nécessaires au calcul du salaire mensuel des employés nationaux soient correctement saisies dans Homere (jours de congé, absences non payées, congés maladie, heures supplémentaires, avances sur salaire, etc.) de manière à assurer l’exactitude et la ponctuali-té du versement. Sous la supervision du/de la HRCo, veiller à la bonne indexation de la grille de salaires des em-ployés nationaux afin d’assurer l’équité en interne, l’ajustement au coût de la vie et l’application correcte des conditions de travail sur le site du projet.
En étroite collaboration avec le/la PC et le/la HRCo, effectuer les démarches administratives liées à tout protocole d’accord en vigueur entre MSF et des partenaires locaux (par ex. Ministère de la santé, etc.).
Mettre en place les circuits et flux financiers (gestion des caisses, transferts, avances, procédures d’achat, validation des paiements, suivi des versements réguliers, rapprochement bancaire) de manière à anticiper les dépenses au ni-veau du projet et optimiser les besoins en liquidités et leur sécurité.
Mettre en place et superviser les méthodes et les systèmes de transaction de manière à assurer la transparence des pratiques comptables et à disposer de preuves documentaires de traçabilité (factures, reçus, relevés bancaires, etc.), conformément aux lignes directrices et aux règles de MSF et en utilisant les logiciels à disposition. Garantir et contrô-ler la clôture des comptes mensuels et annuels et tous les rapports RH, finances et administration du projet (Homere et clôture mensuelle des logiciels comptables, sitreps, etc.).
Prendre en charge tous les mouvements et/ou les hébergements de l’équipe du projet.

Éducation

Diplôme en finance, gestion (affaires, RH) ou administration souhaité.

Expérience

Expérience professionnelle d’au moins deux ans dans des poste équivalents
Expérience professionnelle dans des pays en développement, avec MSF ou une autre ONG souhaitée

Language Level Description

B2 Independent User

Vantage or upper intermediate

Can understand the main ideas of complex text on both concrete and abstract topics, including technical discussions in his/her field of specialisation.
Can interact with a degree of fluency and spontaneity that makes regular interaction with native speakers quite possible without strain for either party.
Can produce clear, detailed text on a wide range of subjects and explain a viewpoint on a topical issue giving the advantages and disadvantages of various options.

Technical Skills

HR Strategy Development

AUTONOMOUS

Able to analyze : the local HR context of the project and the HR organization of the project (workload, tasks allocation, needs calculation,...)

Able to contribute to the development and to execute HR strategy for the project (active participation in elaboration of HR strategy based on the operational needs, planning of the activities to be done in order to implement the HR strategy)

Able to translate those activities into a budget and to follow up the achievement of those activities

Legal

AUTONOMOUS

Able to explain and ensure the proper implementation of policies, tools and processes related to legal management of the project (contract, rent,...)

Able to follow up legal aspects of the project management

Able to put in place a system to ensure the proper legal management of the project

Administrative Management

AUTONOMOUS

Able to explain and ensure the proper implementation of policies, tools and processes related to legal management of the project (contract, rent,...)

Able to follow up legal aspects of the project management

Able to put in place a system to ensure the proper legal management of the project

Recruitment

AUTONOMOUS

Able to implement MSF administrative policies and tools (MSP, Health care package, GPS,...)

Able to implement processes autonomously and propose improvement in order to adapt them to the mission/project

Able to implement the function grid

Able to implement a salary revision

Career management

AUTONOMOUS

Able to support the supervisors to detect people with potentials based on competencies

Able to propose career development plan for national staff

Able to follow up career development plans

Training

UNDER SUPERVISION

Able to detect training needs under supervision

Able to propose ad-hoc trainings according to specific needs detected

Organization Design

AUTONOMOUS

Able to support coordinators/supervisors/activity managers to prepare and update proper job descriptions and profiles for all the positions they supervise

Able to define organizational structures and design organization charts with support when needed

Through regular meetings to ensure fluid communication flows in a team

Team Management

AUTONOMOUS

Able to detect situation of conflict or stress within a team

Able to propose team building activities

IT HR Tools

AUTONOMOUS

Able to use the IT system as a management tool, by extracting all the relevant data, analyzing them and drawing conclusion

Transversal Competencies

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Commitment to MSF’s Principles

Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values

Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
Translates the principles of MSF into actions.

Behavioural Flexibility

Adapts behaviour to the needs of the situation

Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
Is flexible in applying and adapting procedures.
Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.

Results and Quality Orientation

Improves performance and sets ambitious and realistic goals

Strives to continually improve work methods.
Suggests news ways of increasing efficiency in his/her field of action.
Demonstrates a continuous learning attitude.
Sets as an objective the improvement of the process.

Teamwork and Cooperation

Encourages, engages and motivates people to work as a team

Shows he/she values the experience and input of other team members through empathetic communication.
Makes decisions taking into account how they affect the team.
Actively seeks input from team members to define how they will work together.
Makes sure the common objective is known and supported by all the team.
Works to achieve cohesion and a spirit of cooperation in the team.
Involves the team in the decision-making process that may affect all its members.

People Management and Development

Gives feedback and sets limits

Informs and gives feedback about results achieved by the team.
Individually rectifies ineffective behaviour through constructive feedback.
Acknowledges the positive performance of his/her collaborators, using suitable techniques for the follow-up appraisal.
Manages any discrepancies between team members’ expectations and the reality of their situation.
Is approachable and makes time for all team members.

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