AM00702 RESPONSABLE RH PROJET

Dans le cadre du projet, prendre en charge la mise en œuvre des politiques RH et la bonne gestion adminis-trative de tout le personnel travaillant pour celui-ci (national, international, régional, etc.)

Responsabilités

Conseiller le coordinateur du projet pour la mise en place (organigramme) et conjointement avec le coordinateur RH, mettre à jour l’organigramme du projet et les descriptions de postes
En étroite coordination avec le coordinateur du projet et le coordinateur des RH, calculer les besoins opérationnels en RH et le budget correspondant afin d’assurer efficacement le nombre et les capacités nécessaires au projet et d’en faciliter le suivi budgétaire.
Se charger de l’embauche, effectuer les modifications et gérer les formalités de résiliation des contrats des employés au niveau des projets, ceci conformément aux lois locales du travail ; effectuer l’archivage et la mise à jour des dos-siers individuels des employés, les informer sur leurs droits et préparer toutes les déclarations fiscales obligatoires, afin d’assurer la conformité aux exigences légales.
Aider le coordinateur du projet, et/ou les chefs d’équipe et les superviseurs dans l’élaboration de la planification des congés annuels et des roulements de personnel afin de prévoir les besoins en RH et d’assurer leur disponibilité pour les activités du projet.
Superviser/effectuer les procédures de paiement des salaires, faire en sorte que toutes les données relatives au cal-cul du salaire mensuel des employés nationaux du projet soient correctement saisies dans Homère (jours de congé, congés sans solde, congés maladie, heures supplémentaires, avance sur salaire, etc.), afin d’assurer le versement ponctuel de la paie et son exactitude.
Sous la supervision du coordinateur des RH, assurer le processus d’indexation des grilles de salaires du personnel national afin d’assurer l’équité en interne, les ajustements au coût de la vie et la bonne application des conditions de travail au sein des sites du projet.
En étroite coordination avec le coordinateur RH, apporter un soutien aux responsables directs du projets dans la dé-tection des besoins de formation, dans l’évaluation correcte des résultats du personnel et l’identification des potentiels, afin d’améliorer les capacités des personnes et leur contribution aux résultats des objectifs de la mission.
En coordination étroite avec le coordinateur HR, planifier et superviser les processus associés (recrutement, forma-tion/intégration, évaluation, détection de potentiel, développement et communication) du personnel placé sous sa responsabilité afin d’assurer à la fois la taille et la quantité de connaissances demandées
En collaboration avec le coordinateur de projet, apporter son soutien aux responsables hiérarchiques dans l’application des politiques de communication interne afin de stimuler la participation active des personnels et leur en-gagement envers MSF.
En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et le coordinateur HR, appliquer les procédures administratives figurant dans tout Protocole d’entente (PE) en vigueur entre des partenaires locaux (par exemple, ministère de la Santé, etc.) et MSF.
En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et le coordinateur HR, rechercher les meilleures options pour éviter et/ou résoudre les conflits de travail qui pourraient surgir au cours du projet.
Veiller à ce que l’ensemble du personnel du projet (national, international, régional, visiteurs, etc.) soit dûment informé et/ou intégré.
Prendre en charge tous les déplacements et/ou hébergements du personnel du projet.
Effectuer l’ensemble des rapports RH du projet.

Éducation

Diplôme en gestion (entreprise, RH) ou administration

Expérience

Au moins un an d’expérience en gestion administrative souhaité, bonne connaissance de l’administration locale.

Language Level Description

B2 Independent User

Vantage or upper intermediate

Can understand the main ideas of complex text on both concrete and abstract topics, including technical discussions in his/her field of specialisation.
Can interact with a degree of fluency and spontaneity that makes regular interaction with native speakers quite possible without strain for either party.
Can produce clear, detailed text on a wide range of subjects and explain a viewpoint on a topical issue giving the advantages and disadvantages of various options.

Technical Skills

Legal

AUTONOMOUS

Able to explain and ensure the proper implementation of policies, tools and processes related to legal management of the project (contract, rent,...)

Able to follow up legal aspects of the project management

Able to put in place a system to ensure the proper legal management of the project

Administrative Management

MASTER

Able to analyze the local legal context with the support of MSF tools

Able to organize the legal protection of the mission by identifying a local legal expert able to advise the organization, using guidelines and with the advise of legal adviser in HQ if necessary

Able to ensure the follow up of court cases, liaising with the HQ and the local legal expert

Able to write / co write a draft of any contractual document taking into account the local law and MSF policies and submit if necessary to the local and or HQ legal advisor

Able to ensure the follow up of the different taxes payment (fiscal obligation)

IT HR Tools

AUTONOMOUS

Able to use the IT system as a management tool, by extracting all the relevant data, analyzing them and drawing conclusion

Transversal Competencies

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Commitment to MSF’s Principles

Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values

Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
Translates the principles of MSF into actions.

Behavioural Flexibility

Adapts behaviour to the needs of the situation

Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
Is flexible in applying and adapting procedures.
Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.

Results and Quality Orientation

Improves performance and sets ambitious and realistic goals

Strives to continually improve work methods.
Suggests news ways of increasing efficiency in his/her field of action.
Demonstrates a continuous learning attitude.
Sets as an objective the improvement of the process.

Teamwork and Cooperation

Encourages, engages and motivates people to work as a team

Shows he/she values the experience and input of other team members through empathetic communication.
Makes decisions taking into account how they affect the team.
Actively seeks input from team members to define how they will work together.
Makes sure the common objective is known and supported by all the team.
Works to achieve cohesion and a spirit of cooperation in the team.
Involves the team in the decision-making process that may affect all its members.

People Management and Development

Gives feedback and sets limits

Informs and gives feedback about results achieved by the team.
Individually rectifies ineffective behaviour through constructive feedback.
Acknowledges the positive performance of his/her collaborators, using suitable techniques for the follow-up appraisal.
Manages any discrepancies between team members’ expectations and the reality of their situation.
Is approachable and makes time for all team members.

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