AM00601 RESPONSABLE COMPTABILITÉ ET FINANCES

Coordonner et superviser la comptabilité de la mission (comptabilité, trésorerie, procédures d’audit, etc.), selon les instructions du coordinateur finance et en conformité avec les obligations légales et les normes et protocoles MSF, de manière à fournir à l’organisation une information de qualité, fiable et transparente sur l’utilisation et la répartition des ressources au sein de la mission.

Responsabilités

Prendre en charge la qualité et la régularité de la comptabilité pour l’ensemble de la mission par ex. les procédures pour les liquidité, les comptes en banque, les reçus et pièces justificatives, la saisie informatique des données, la con-solidation de tous les comptes de la mission, la procédure et les rapports de clôture mensuelle, ceci en veillant au strict respect des délais et à la stricte conformité aux lignes directrices, normes financières et procédures MSF.
Coordonner et chapeauter la clôture des comptes et le bilan chaque mois et à la fin de l’exercice annuel ; faire des rapports mensuels et hebdomadaires sur la situation comptable de la mission de manière à vérifier l’évolution des fi-nances du projet et à en donner l’explication.
Prendre en charge sur le plan financier la gestion des contrats avec les donateurs c’est à dire préparer et vérifier les rapports qui leur sont remis, assurer le suivi et analyser les modifications nécessaires. Veiller à satisfaire les clauses en matière de reporting et à informer de leurs responsabilités les parties prenantes au sein de la mission (par ex. la logistique pour l’inventaire des stocks, les estimations/devis).
Coordonner et chapeauter le paiement des impôts et taxes de manière être en règle avec les obligations légales.
Coordonner et superviser le déroulement des audits locaux relatifs à la comptabilité, aux impôts, à la main d’œuvre, aux stocks et à la gestion des actifs.
Coordonner et superviser, en étroite collaboration avec le département RH, les processus RH induits (recrutement, formation/intégration, évaluation, détection des potentiels, perfectionnement et communication) de manière à garantir la taille et l’adéquation des connaissances requises et l’amélioration des capacités du personnel.
Être le référent technique pour tout problème relatif à la comptabilité, notamment la conformité avec les normes et procédures financières MSF, le respect de la législation, l’aide et la formation aux logiciel/système de comptabilité MSF.
Sur demande, briefer toute personne concernée sur la gestion des comptabilités spécifiques (équipe de coordination de la mission, gestionnaires administratifs, gestionnaire logistique, etc.)

Éducation

Indispensable : solide formation comptable et diplôme professionnel / expérience en compta-bilité.
Souhaité : diplôme universitaire en comptabilité, finance ou administration des affaires

Expérience

Indispensable : 4 ans d’expérience dans un poste similaire ou comparable ; pour l’l’OCBA, 2 ans d’expérience dans un poste similaire ou comparable.

Language Level Description

B2 Independent User

Vantage or upper intermediate

Can understand the main ideas of complex text on both concrete and abstract topics, including technical discussions in his/her field of specialisation.
Can interact with a degree of fluency and spontaneity that makes regular interaction with native speakers quite possible without strain for either party.
Can produce clear, detailed text on a wide range of subjects and explain a viewpoint on a topical issue giving the advantages and disadvantages of various options.

Technical Skills

Money/Cash Management

MASTER

Perfect knowledge of mission security/cash guideline/procedures (transfers, keeping money,...)

and able to implement them

Perfect knowledge of national rules in terms of money circulation and bank system

Book-keeping

EXPERT

Able to define MSF accounting tools and procedures

Funding Management

AUTONOMOUS

Good knowledge of donor’s interests

Perfect knowledge of donor’s need in terms of proposal

Contract Management

MASTER

Able to produce a complex financial report

Able to detect over or under spending of financial a contract and find appropriate solutions/amendments

Able to manage an allocation table

Perfect knowledge of mission donor’s requirements in terms financial reporting

Internal Control

AUTONOMOUS

Sound knowledge of accounting checklists and ability to perform those checks with adequate sampling + spot gaps

Excellent knowledge of MSF expense validation procedures and supporting documents

Management Control

UNDER SUPERVISION

Able to extract data and format it to provide information on cost evolution on cost by nature

Excel

MASTER

Good: Pivot table, vlookups

Transversal Competencies

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Commitment to MSF’s Principles

Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values

Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
Translates the principles of MSF into actions.

Behavioural Flexibility

Adapts behaviour to the needs of the situation

Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
Is flexible in applying and adapting procedures.
Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.

Results and Quality Orientation

Improves performance and sets ambitious and realistic goals

Strives to continually improve work methods.
Suggests news ways of increasing efficiency in his/her field of action.
Demonstrates a continuous learning attitude.
Sets as an objective the improvement of the process.

Teamwork and Cooperation

Encourages, engages and motivates people to work as a team

Shows he/she values the experience and input of other team members through empathetic communication.
Makes decisions taking into account how they affect the team.
Actively seeks input from team members to define how they will work together.
Makes sure the common objective is known and supported by all the team.
Works to achieve cohesion and a spirit of cooperation in the team.
Involves the team in the decision-making process that may affect all its members.

People Management and Development

Gives feedback and sets limits

Informs and gives feedback about results achieved by the team.
Individually rectifies ineffective behaviour through constructive feedback.
Acknowledges the positive performance of his/her collaborators, using suitable techniques for the follow-up appraisal.
Manages any discrepancies between team members’ expectations and the reality of their situation.
Is approachable and makes time for all team members.

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