AS01000
ASISTENTE DEL/DE LA COORDINADOR/A DE FINANZAS Y RRHH
Nivel 7
Career Path
Responsabilidad Jerárquica
Coordinador/a de Fin/ RRHH
Responsabilidad Funciónal
Coordinador/a de Fin/ RRHH
Área Profesional
RRHH & FIN
Objetivo Principal
Asistir al Coordinador/a de Finanzas y de RR. HH. en la implementación y el seguimiento de las actividades financieras y de RRHH. de la misión, a la par de realizar las tareas relacionadas con la contabilidad y la administración para la capital, de acuerdo con los procedimientos, estándares y protocolos de MSF, a fin de asegurar la trazabilidad documental y el cumplimiento de las regulaciones fiscales y laborales locales.
Responsabilidades
Poner en práctica procedimientos de gestión de caja a fin de garantizar la seguridad y optimizar la disponibilidad (mínima)
Seguir las instrucciones del Coordinador de Fin/ RRHH y supervisar el cumplimiento de las normas internas en la misión con el fin de asegurar, a su vez, el cumplimiento de la normativa fiscal y laboral
Poner en marcha las actividades de contratación con transparencia y equidad, ofreciendo puestos de trabajo que cubran adecuadamente las necesidades de Recursos Humanos
Informar a todo el personal nuevo acerca de las Normas de Personal, las políticas y normas de Recursos Humanos y/o condiciones de vida para facilitar la integración del personal y su seguridad
Poner en marcha, bajo la supervisión del Coordinador de Fin/ RRHH, las actividades relacionadas con la contratación de empleados (apertura de archivos y archivado de documentación formal, actualización de datos del personal, modificaciones, supervisión de fechas de finalización, etc.) con el fin de asegurar el cumplimiento de la ley
Presentar y explicar los términos del contrato y el contenido de la normativa interna (derechos y obligaciones) al nuevo personal contratado con el fin de asegurar el cumplimiento de la ley y la integración a nivel local
Recoger los elementos de pago variable en Homere (vacaciones pagadas, baja por enfermedad, baja no retribuida, etc.) con el fin de asegurar el pago preciso y puntual de las nóminas
Supervisar el proceso de pago de nóminas, comprobando la lista de empleados y las cantidades a pagar (pago variable, impuestos, aportaciones a la seguridad social, etc.) con el fin de asegurar el pago preciso y puntual de las nóminas
Hacer un seguimiento periódico del coste de la vida con el fin de actualizar las referencias salariales y así mantener el poder adquisitivo
Inscribir a los candidatos en actividades de formación y ayudar al Coordinador de Fin/ RRHH a evaluar los resultados con el fin de mejorar el rendimiento de los gastos en formación
Dar soporte al Coordinador de Fin/ RRHH para elaborar la planificación anual de las vacaciones con el fin de programar los turnos del personal y de cubrir las necesidades operativas
Supervisar la ejecución presupuestaria de los proyectos con el fin de detectar desviaciones y recomendar correcciones
Organizar viajes y dossiers de todo el personal de entrada/salida de la Misión, incluyendo la documentación del Personal Internacional (visados, tarjeta MSF, Órdenes de la Misión, etc.), reservar y comprar billetes de avión, conservar/renovar pasaportes y organizar presentaciones
Asegurarse de que todo el personal tenga los permisos correspondientes de trabajo, estancia y viaje
Asegurar de que el personal que viaje a la capital sea recogido, tenga los documentos apropiados y un lugar donde alejarse
Formación
Preferentemente certificado o título en negocios, administración de RR. HH. o estudios similares.
Language Level Description
B1 Independent User
Threshold or intermediate
- Can understand the main points of clear standard input on familiar matters regularly encountered in work, school, leisure, etc.
- Can deal with most situations likely to arise while travelling in an area where the language is spoken.
- Can produce simple connected text on topics that are familiar or of personal interest.
- Can describe experiences and events, dreams, hopes and ambitions and briefly give reasons and explanations for opinions and plans.
Technical Skills
Money/Cash Management
AUTONOMOUS
Sound knowledge of project security/cash guideline/procedures (transfers, keeping money, ...)
and able to implement them
Able to analyse cassh discrepancies and to propose solutions
Excel
UNDER SUPERVISION
Basic
HR Strategy Development
UNDER SUPERVISION
Able to implement and follow up the activities defined in the objectives and HR strategy of the project
Legal
UNDER SUPERVISION
Able to understand and implement policies, tools and processes related to legal management of the project (contract, rent,...)
Administrative Management
UNDER SUPERVISION
Able to execute MSF administrative policies, tools (MSP, Health care package, international staff guidelines...), and processes, with supervision
Team Management
UNDER SUPERVISION
Able to follow basic rules on how to handle one-to-one communication (giving feedback, warnings, etc.)
IT HR Tools
UNDER SUPERVISION
Able to capture all the employee data required by MSF in the database
Able to ensure the payment of the staff using the software
Able to ensure the administrative follow up of employees using the software (leaves, warnings, etc…)
Transversal Competencies
Commitment to MSF’s Principles
Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values
- Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
- Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
- Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
- Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
- Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
- Translates the principles of MSF into actions.
Behavioural Flexibility
Adapts behaviour to the needs of the situation
- Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
- Is flexible in applying and adapting procedures.
- Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
- Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
- Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
- Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.
Stress Management
Understands other people’ s stress
- Has an understanding attitude towards other people’s mistakes and shortcomings.
- Gives calm and polite answers and repeats them patiently if necessary.
- Uses techniques or plans activities to manage his/her own stress.
- Responds and acts constructively in conflictive situations.
Results and Quality Orientation
Works towards objectives, preserving established standards
- Perseveres until the objectives of the job and the team have been met.
- Complies with the procedures, processes and rules set by MSF.
- Is aware that the purpose of his/her job is to meet the specified objectives.
- Is autonomous.
- Mobilizes resources.
- Analyses problems and constraints.
Teamwork and Cooperation
Shares information and coordinates with team and/or others
- Shares significant information in a timely manner and actively seeks the opinion of team members or others through empathetic communication.
- Allows others to question work/input if this leads to improvement.
- Coordinates with other team members to ensure that common objectives are achieved.
- Shows interest in and empathy with team members.
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