AS01000 ASSISTANT DU COORDINATEUR FINANCES ET RH

Assister le FIN/HR Co dans la mise en place et le suivi des activités finance/RH en effectuant parallèlement les travaux de comptabilité et d’administration pour la capitale, ceci conformément aux protocoles, normes et procédures MSF et de manière à assurer la traçabilité des documents et le respect des règlements natio-naux du droit du travail et du droit fiscal

Responsabilités

Assister le FIN/HR Co en assurant des tâches déléguées (budget, comptabilité, trésorerie, donateurs, procédures d’audit, obligations financières légales, etc.) notamment la traduction des documents en langue locale ; sur demande apporter son assistance lors des réunions. Superviser la bonne application des règles intérieures à la mission de manière à garantir le respect des règlements nationaux du droit du travail et du droit fiscal. Se tenir au courant des lois locales et informer le FIN/HR Co de tout changement ou écart éventuel avec les pratiques du pays. Garantir le respect et la conformité aux normes MSF (plan comptable, qualité des documents, guidelines, procédures de validation des dépenses, règles de sécurité pour les liquidités, etc.).
Effectuer tous les travaux de comptabilité pour la capitale, y compris gérer et administrer avec efficience la petite caisse. Garantir la confidentialité de toutes les questions financières relatives à MSF ainsi que le strict contrôle de toutes les dépenses et de la fiabilité des états financiers et des documents. Procéder aux paiements des tierces parties et vérifier que les reçus répondent aux critères de qualité requis. Assurer le suivi des échéances des contrats de location/services et des contrats d’assurances et informer le FIN/HR Co suffisamment à temps pour organiser les paiements et les reconductions.
Classer les copies papier des documents, saisir les informations dans le logiciel de comptabilité et effectuer les procédures de clôture mensuelle pour les journaux sous sa responsabilité.
Collecter régulièrement des informations sur le coût de la vie
Procéder à des recrutements pour satisfaire les besoins en personnel et effectuer toutes les formalités induites, (ouverture de dossier et archivage des documents officiels, mise à jour des données, avenants, surveillance des dates de fin de contrats, etc.) et garantir leur conformité légale. Présenter et expliquer les termes du contrat et le contenu des règlements internes, des règlements pour le personnel, des politiques RH et/ou des conditions de vie de manière à faciliter l’intégration et la sécurité du personnel.
Collecter les éléments variables de la fiche de paie pour Homere (congés payés, congés maladie, congés sans solde, etc.) et superviser le processus de paie, vérifier la liste des employés et les montants à payer (rémunération variable, impôts et contributions sociales) de manière à garantir l’exactitude et la ponctualité des paiements.
Assister le FIN/HR Co dans les activités induites comme l’enregistrement des candidats aux activités de formation et l’évaluation des résultats ; établir le planning des vacances annuelles pour programmer les roulements et couvrir les besoins opérationnels ; organiser le voyage et les dossiers de tout collaborateur arrivant dans la mission (réservation et achat des billets, prise en charge à l’aéroport, conservation/renouvellement des passeports, briefings, intégration), vérifier la validité du permis de résidence et de travail de chaque employé. |

Éducation

Certificat ou diplôme en gestion des affaires ou RH ou équivalent souhaité

Expérience

Expérience professionnelle d’au moins deux ans dans des postes correspondants indispen-sable
Expérience dans des pays en voie de développement avec MSF ou d’autres ONG souhaitée

Language Level Description

B1 Independent User

Threshold or intermediate

Can understand the main points of clear standard input on familiar matters regularly encountered in work, school, leisure, etc.
Can deal with most situations likely to arise while travelling in an area where the language is spoken.
Can produce simple connected text on topics that are familiar or of personal interest.
Can describe experiences and events, dreams, hopes and ambitions and briefly give reasons and explanations for opinions and plans.

Technical Skills

Money/Cash Management

AUTONOMOUS

Sound knowledge of project security/cash guideline/procedures (transfers, keeping money, ...)

and able to implement them

Able to analyse cassh discrepancies and to propose solutions

Excel

UNDER SUPERVISION
Basic

HR Strategy Development

UNDER SUPERVISION

Able to implement and follow up the activities defined in the objectives and HR strategy of the project

Legal

UNDER SUPERVISION

Able to understand and implement policies, tools and processes related to legal management of the project (contract, rent,...)

Administrative Management

UNDER SUPERVISION

Able to execute MSF administrative policies, tools (MSP, Health care package, international staff guidelines...), and processes, with supervision

Team Management

UNDER SUPERVISION

Able to follow basic rules on how to handle one-to-one communication (giving feedback, warnings, etc.)

IT HR Tools

UNDER SUPERVISION

Able to capture all the employee data required by MSF in the database

Able to ensure the payment of the staff using the software

Able to ensure the administrative follow up of employees using the software (leaves, warnings, etc…)

Transversal Competencies

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Commitment to MSF’s Principles

Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values

Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
Translates the principles of MSF into actions.

Behavioural Flexibility

Adapts behaviour to the needs of the situation

Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
Is flexible in applying and adapting procedures.
Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.

Stress Management

Understands other people’ s stress

Has an understanding attitude towards other people’s mistakes and shortcomings.
Gives calm and polite answers and repeats them patiently if necessary.
Uses techniques or plans activities to manage his/her own stress.
Responds and acts constructively in conflictive situations.

Results and Quality Orientation

Works towards objectives, preserving established standards

Perseveres until the objectives of the job and the team have been met.
Complies with the procedures, processes and rules set by MSF.
Is aware that the purpose of his/her job is to meet the specified objectives.
Is autonomous.
Mobilizes resources.
Analyses problems and constraints.

Teamwork and Cooperation

Shares information and coordinates with team and/or others

Shares significant information in a timely manner and actively seeks the opinion of team members or others through empathetic communication.
Allows others to question work/input if this leads to improvement.
Coordinates with other team members to ensure that common objectives are achieved.
Shows interest in and empathy with team members.

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