LM02101 GESTOR DE APROVISIONAMIENTO Y FIN RH

Planificar, coordinar y supervisar todas las actividades del proyecto relacionadas con la cadena de aprovisionamento, administración y finanzas de acuerdo con los protocolos, normas y políticas de MSF con el objetivo de optimizar la respuesta de la misión a las necesidades de la población objetivo y garantizar un desarrollo óptimo del proyecto.

Responsabilidades

Establecer, planificar y supervisar, en estrecha colaboración con el coordinador del proyecto y el coordinador de la cadena de suministro o el coordinador logista y/o el coordinador de Recursos Humanos/coordinador financiero/coordinador administrativo, las actividades de suministro/RR. HH./finanzas/administración y la planificación presupuestaria, en función de las necesidades del proyecto con el objetivo de identificar, responder y garantizar la satisfacción de las necesidades actuales y futuras del proyecto.
Supervisar la ejecución de las siguientes actividades de acuerdo con los procedimientos y directrices de MSF:

Aprovisionamento: • Coordinar, en estrecha colaboración con el experto médico de referencia en el proyecto y el coordinador logista, los procesos y sistemas de la cadena de aprovisionamento (procesamiento de pedidos, recepción, almacenamiento, embalaje y gestión de existencias, cadena de frío y sistemas de adquisición), registrar la información exacta y actualizada sobre las existencias (fechas de vencimiento, nivel de seguridad, cartera y plazos de entrega) con el objetivo de garantizar la disponibilidad de todo el material médico y no médico y los servicios relacionados en condiciones óptimas.

Supervisar las actividades relacionadas con la administración, en estrecha colaboración con el gestor de administración y finanzas, de acuerdo con los procedimientos de adquisición y pago de MSF para la misión, anticipando las necesidades a corto plazo, y solicitar las transferencias o retiradas necesarias y los procesos de gestión del flujo de caja con el objetivo de garantizar las necesidades de liquidez y una gestión adecuada.

Finanzas y administración:

Realizar actividades relacionadas con la administración, en estrecha colaboración con el gestor de administración y finanzas, como contabilidad, y presentación de informes, supervisión de los pagos a proveedores internos o externos y al personal, y garantizar el pago de impuestos y el cumplimiento de las normas de seguridad social nacionales, la transparencia de la contabilidad y la comunicación de información coherente sobre los procesos de la cadena de suministro de servicios.
Realizar el seguimiento de los contratos de trabajo administrativo para el personal nacional, actualizar la base de datos existente para cumplir con las regulaciones locales de trabajo, coordinar y supervisar los procedimientos para el pago de nóminas, controlar el pago de horas extras y el cierre de las nóminas mensuales. Preparar las declaraciones de impuestos mensuales y las contribuciones a la seguridad social de los empleados/empleadores, crear un archivo que contenga todos los datos para cumplir con las regulaciones legales.

RR. HH.:

Planificar y supervisar, en estrecha coordinación con el departamento de Recursos Humanos, los procesos asociados (contratación, formación/iniciación/instrucción, evaluación, detección de potencial, etc.) al personal nacional bajo su responsabilidad según lo especificado por el coordinador del área y los procesos administrativos y logísticos (finalización de contrato, alojamiento, ampliación de la misión, regreso anticipado, etc.) del personal internacional del proyecto con el objetivo de garantizar un dimensionamiento del personal eficiente, facilitando su acogida y movimientos y el cumplimiento normativo.
Participar en la elaboración de informes mensuales de acuerdo con las directrices (informe de situación, informe estadístico de logística, etc.).

Formación

Imprescindible: educación secundaria.

Experiencia

Imprescindible: dos años de experiencia laboral previa en actividades relacionadas. Se valorará la experiencia previa en ayuda humanitaria.

Language Level Description

B2 Independent User

Vantage or upper intermediate

Can understand the main ideas of complex text on both concrete and abstract topics, including technical discussions in his/her field of specialisation.
Can interact with a degree of fluency and spontaneity that makes regular interaction with native speakers quite possible without strain for either party.
Can produce clear, detailed text on a wide range of subjects and explain a viewpoint on a topical issue giving the advantages and disadvantages of various options.

Technical Skills

This job doesn't have technical skills.

Transversal Competencies

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Commitment to MSF’s Principles

Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values

Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
Translates the principles of MSF into actions.

Behavioural Flexibility

Adapts behaviour to the needs of the situation

Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
Is flexible in applying and adapting procedures.
Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.

Results and Quality Orientation

Improves performance and sets ambitious and realistic goals

Strives to continually improve work methods.
Suggests news ways of increasing efficiency in his/her field of action.
Demonstrates a continuous learning attitude.
Sets as an objective the improvement of the process.

Teamwork and Cooperation

Encourages, engages and motivates people to work as a team

Shows he/she values the experience and input of other team members through empathetic communication.
Makes decisions taking into account how they affect the team.
Actively seeks input from team members to define how they will work together.
Makes sure the common objective is known and supported by all the team.
Works to achieve cohesion and a spirit of cooperation in the team.
Involves the team in the decision-making process that may affect all its members.

People Management and Development

Gives feedback and sets limits

Informs and gives feedback about results achieved by the team.
Individually rectifies ineffective behaviour through constructive feedback.
Acknowledges the positive performance of his/her collaborators, using suitable techniques for the follow-up appraisal.
Manages any discrepancies between team members’ expectations and the reality of their situation.
Is approachable and makes time for all team members.

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