LM02101 RESPONSABLE APPROVISIONNEMENT FIN RH

Planifier, coordonner et contrôler toutes les activités relatives à la chaîne d’approvisionnement, à l’administration et aux finances du projet, ceci en conformité avec les protocoles, normes et politiques MSF et de manière à optimiser la réponse de la mission aux besoins des populations concernées et d’assurer les meilleures conditions de fonctionnement au projet.

Responsabilités

En étroite collaboration avec le Coordinateur du projet et le LogCo/SupplyCo,HRCo/FinCo établir, planifier et superviser les activités approvisionnement, RH et Fin dans le projet. Identifier et répondre les besoins du projet;
Contrôler la mise en place des activités suivantes, en conformité avec les procédures et lignes directrices MSF :

Approvisionnement:

Coordonner, en étroite collaboration avec le Référent médical du projet et le LogCo, les procédures et méthodes de la chaîne d’approvisionnement , veiller à la mise à jour des informations relatives au stock (dates de péremption, niveau de sécurité, acheminement et délais), de manière à garantir, dans les meilleures conditions, la disponibilité de tous les matériels médicaux ou non et des services s’y rapportant ;
Superviser les activités administratives connexes en étroite relation avec le Gestionnaire Finances-Administration et conformément aux procédures MSF pour la mission en matière d’achats et de paiements;

Finance/Admin:

En étroite relation avec le Gestionnaire Finances,respect des réglementations fiscales et sociales, transparence des comptes et cohérence de l’information relative aux procédures de la chaîne d’approvisionnement
Assurer le suivi administratif des contrats des collaborateurs nationaux, mettre à jour la base de données existante afin de se conformer aux règlements locaux en matière de travail, coordonner et superviser les procédures de paiement des salaires, contrôler le paiement des heures supplémentaires, élaborer les fiches de paie de fin de contratet la clôture de la paye mensuelle.Préparer les formulaires de déclarations fiscales mensuelles et de cotisations employés/employeurs à la sécurité sociale, créer un dossier rassemblant toutes les données pour se conformer aux règlements locaux ;

RH:

Planifier et superviser, en étroite collaboration avec le département RH, les procédures induites (recrutement, formation/intégration, briefing, évaluation, détection de potentiel, etc.) des collaborateurs nationaux sous sa res-ponsabilité et selon les indications du supérieur hiérarchique ainsi que les procédures administratives et logistiques (fin de contrat, hébergement, extension de mission, retour anticipé, etc. ) du personnel international du projet de manière à assurer le bon calibrage de l’équipe, à faciliter les arrivées, les mouvements et le respect de la législation ;
En étroite collaboration avec le Coordinateur du Projet, définir/mettre à jour la politique de sécurité du projet, mettre en place ses aspects techniques de manière à assurer la sécurité des personnes ;
Participer aux rapports mensuels conformément aux principes directeurs (SitReps, statistiques logistiques…

Éducation

Indispensable : études secondaires

Expérience

Indispensable : 2 ans d’expérience professionnelle dans une activité connexe. Expérience en environnement humanitaire souhaitée

Language Level Description

B2 Independent User

Vantage or upper intermediate

Can understand the main ideas of complex text on both concrete and abstract topics, including technical discussions in his/her field of specialisation.
Can interact with a degree of fluency and spontaneity that makes regular interaction with native speakers quite possible without strain for either party.
Can produce clear, detailed text on a wide range of subjects and explain a viewpoint on a topical issue giving the advantages and disadvantages of various options.

Technical Skills

This job doesn't have technical skills.

Transversal Competencies

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Commitment to MSF’s Principles

Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values

Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
Translates the principles of MSF into actions.

Behavioural Flexibility

Adapts behaviour to the needs of the situation

Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
Is flexible in applying and adapting procedures.
Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.

Results and Quality Orientation

Improves performance and sets ambitious and realistic goals

Strives to continually improve work methods.
Suggests news ways of increasing efficiency in his/her field of action.
Demonstrates a continuous learning attitude.
Sets as an objective the improvement of the process.

Teamwork and Cooperation

Encourages, engages and motivates people to work as a team

Shows he/she values the experience and input of other team members through empathetic communication.
Makes decisions taking into account how they affect the team.
Actively seeks input from team members to define how they will work together.
Makes sure the common objective is known and supported by all the team.
Works to achieve cohesion and a spirit of cooperation in the team.
Involves the team in the decision-making process that may affect all its members.

People Management and Development

Gives feedback and sets limits

Informs and gives feedback about results achieved by the team.
Individually rectifies ineffective behaviour through constructive feedback.
Acknowledges the positive performance of his/her collaborators, using suitable techniques for the follow-up appraisal.
Manages any discrepancies between team members’ expectations and the reality of their situation.
Is approachable and makes time for all team members.

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