LS02900 AGENTE DE LA CADENA DE APROVISIONAMIENTO

Garantizar una puesta en marcha eficaz de las actividades de la cadena de suministro (gestión de pedidos, gestión de compras, gestión de existencias, gestión de fletes) en una oficina de aprovisionamiento en particular (a nivel de coordinación o de proyecto), garantizando un seguimiento adecuado de los procedimientos de aprovisionamiento de MSF.

Responsabilidades

Planificar, coordinar y supervisar las actividades diarias del Equipo de Aprovisionamiento de una oficina de suministro en particular (a nivel de coordinación o de proyecto), organizando su plan de trabajo y sus calendarios de rotación, garantizando su orientación y participando en el equipo de contrataciones.
Garantizar una continuidad y fluidez en la administración del aprovisionamiento, así como el respeto de los procedimientos de aprovisionamiento aplicados y proponer modificaciones cuando sea necesario. En particular:
Asegurar una administración eficaz del aprovisionamiento y la utilización de herramientas estandarizadas.
Encargarse de archivar documentos, correspondencia y otros papeles relacionados con el aprovisionamiento en los proyectos, así como conservar los archivos.
Analizar la base de datos de artículos estandarizados y compararlo periódicamente con artículos que se piden con frecuencia.
Encargarse de la base de datos de aprovisionamiento y de que la documentación de aprovisionamiento sea clasificada y archivada correctamente, y garantizar la disponibilidad y la coherencia de los datos de aprovisionamiento.
Encargarse de la gestión de compras, en particular:
Realizar un seguimiento a las compras locales y, por lo tanto, comunicarse con todos los proveedores, incluidos los de la capital.
Preparar, junto con el logístico del proyecto, evaluaciones del mercado, contratos y análisis de proveedores.
Comunicarse con proveedores locales para informarse sobre el estado de los pedidos de compras, las reclamaciones y/o las quejas. Para OCA, supervisar los niveles de existencias (médicas y no médicas) relacionados con la cifra de consumo mensual, fechas de caducidad, excedente de medicamentos y posible escasez en la capital, utilizando las herramientas estandarizadas de MSF, actualizando el inventario del equipo y escrutando el Informe Mensual de Existencias generado por el Encargado de Almacén.
Supervisar, en estrecha colaboración con el departamento de RH, los procesos relacionados (contrataciones, formación/iniciación, evaluación, posible detección, desarrollo y comunicaciones) del personal bajo su responsabilidad, con el objeto de garantizar tanto la intensidad como la cantidad de conocimientos requeridos.

Formación

Título y especialización en Logística / Cadena de Suministro, esencial

Experiencia

Experiencia en gestión de cadenas de suministro (dos años como mínimo) y en organización de administración y procedimientos de suministro, esencial.
Comprensión demostrable de la Logística de Terreno de MSF (conocimientos generales de los equipos de MSF conforme a la naturaleza del proyecto), deseable.

Language Level Description

B1 Independent User

Threshold or intermediate

Can understand the main points of clear standard input on familiar matters regularly encountered in work, school, leisure, etc.
Can deal with most situations likely to arise while travelling in an area where the language is spoken.
Can produce simple connected text on topics that are familiar or of personal interest.
Can describe experiences and events, dreams, hopes and ambitions and briefly give reasons and explanations for opinions and plans.

Technical Skills

Warehousing

UNDER SUPERVISION

Able to follow picking packing technics for different types of items (cold chain, DGR…)

Be informed of safety and security guidelines about warehousing

Knowledge of administrative tools (from stock card user to WMS management.

Transport

AUTONOMOUS

Knowledge of incoterms

Able to evaluate the incidence of transport costs.

Customs

UNDER SUPERVISION

Be informed of importation constraints and lead time.

Procurement

UNDER SUPERVISION

Understanding of the MSF purchasing package

Knowledge of local market (in terms of suppliers, prices, availability, etc.)

Supply IS

MASTER

Able to put in place procedures to guide basic users

Able to control the procedures are in place

able to configure the tools and master data

Able to keep the tool updated

Able to make daily reports form the tool.

Demand Planning

UNDER SUPERVISION

Understanding of stock levels, thresholds and consumptions and be able to react on alarm

Customer Service Management

MASTER

Able to work according to client requirements

Knowledge of downstream claim management

Able to establish customer reports.

Supply process Synchronization

MASTER

Able to collect indicators and to analyse them with regards to their activities

Transversal Competencies

click here to open competency tool page

Commitment to MSF’s Principles

Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values

Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
Translates the principles of MSF into actions.

Behavioural Flexibility

Adapts behaviour to the needs of the situation

Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
Is flexible in applying and adapting procedures.
Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.

Stress Management

Understands other people’ s stress

Has an understanding attitude towards other people’s mistakes and shortcomings.
Gives calm and polite answers and repeats them patiently if necessary.
Uses techniques or plans activities to manage his/her own stress.
Responds and acts constructively in conflictive situations.

Results and Quality Orientation

Works towards objectives, preserving established standards

Perseveres until the objectives of the job and the team have been met.
Complies with the procedures, processes and rules set by MSF.
Is aware that the purpose of his/her job is to meet the specified objectives.
Is autonomous.
Mobilizes resources.
Analyses problems and constraints.

Teamwork and Cooperation

Shares information and coordinates with team and/or others

Shares significant information in a timely manner and actively seeks the opinion of team members or others through empathetic communication.
Allows others to question work/input if this leads to improvement.
Coordinates with other team members to ensure that common objectives are achieved.
Shows interest in and empathy with team members.

Descargar PDF | Descargar Word