LS02900 CHARGÉ DE LA CHAINE D'APPROVISIONNEMENT

Assurer une mise en œuvre efficiente des activités d’approvisionnement (gestion des commandes, gestion des achats, gestion des stocks, gestion du fret) dans un bureau d’approvisionnement donné (au niveau de la coordination ou d’un projet).en garantissant une bonne application des procédures d’approvisionnement de MSF.

Responsabilités

$ Planifier, coordonner et superviser les activités quotidiennes de l’équipe Approvisionnement d’un bureau donné (au niveau coordination ou projet), organiser leur plan de travail, les calendriers de rotation, assurer l’encadrement et participer au recrutement. $ Assurer une gestion sans heurt de l’approvisionnement et le respect des procédures d’approvisionnement mises en œuvre et proposer les ajustements nécessaires. En particulier:

assurer une gestion efficiente de l’approvisionnement et de la mise en œuvre des outils standards ;
responsable de l’archivage des documents, de la correspondance et des autres documents relatifs à l’approvisionnement des projets, ainsi que de la gestion des archives ;
analyser la base de données des articles standards et la comparer régulièrement avec les articles commandés de manière régulière. $ Responsable de la base de données approvisionnement, du classement et de l’archivage des documents et de garantir la disponibilité et de la cohérence des données relatives à l’approvisionnement. $ Responsable de la gestion des achats, et des points suivants en particulier:
suivi des achats locaux et donc responsable des échanges avec tous les fournisseurs locaux, y compris ceux dans la capitale ;
préparation avec le logisticien de projet d’évaluations du marché, des contrats, et de l’évaluation des fournisseurs;
communication avec les fournisseurs locaux quant au statut des commandes, des réclamations ou des plaintes. $ Pour OCA, suivi des stocks (fournitures médicale et non médicales) relativement aux consommations mensuelles, des dates d’expiration, des médicaments en excédents et des pénuries possible dans la capitale, à l’aide des outils standards de MSF, mise à jour de l’inventaire des équipements, examen des rapports mensuels des stocks produits par le magasinier. $ Superviser, en étroite coordination avec le département RH, les processus associés (recrutement, formation/ orientation, évaluation de performance, détection de potentiel, perfectionnement et communication) concernant le personnel placé sous sa responsabilité afin de s’assurer de disposer à la fois du nombre de personnes et de la somme des connaissances nécessaires.

Éducation

Indispensable: diplôme et spécialisation en logistique/ chaîne d’approvisionnement

Expérience

Indispensable: expérience d’au moins 2 ans dans la gestion d’une chaîne d’approvisionnement et dans l’organisation de l’administration de l’approvisionnement et des procédures.
De préférence compréhension avérée de la logistique sur le terrain de MSF (connaissance générale des équipements de MSF et des kits selon la nature du projet).

Language Level Description

B1 Independent User

Threshold or intermediate

Can understand the main points of clear standard input on familiar matters regularly encountered in work, school, leisure, etc.
Can deal with most situations likely to arise while travelling in an area where the language is spoken.
Can produce simple connected text on topics that are familiar or of personal interest.
Can describe experiences and events, dreams, hopes and ambitions and briefly give reasons and explanations for opinions and plans.

Technical Skills

Warehousing

UNDER SUPERVISION

Able to follow picking packing technics for different types of items (cold chain, DGR…)

Be informed of safety and security guidelines about warehousing

Knowledge of administrative tools (from stock card user to WMS management.

Transport

AUTONOMOUS

Knowledge of incoterms

Able to evaluate the incidence of transport costs.

Customs

UNDER SUPERVISION

Be informed of importation constraints and lead time.

Procurement

UNDER SUPERVISION

Understanding of the MSF purchasing package

Knowledge of local market (in terms of suppliers, prices, availability, etc.)

Supply IS

MASTER

Able to put in place procedures to guide basic users

Able to control the procedures are in place

able to configure the tools and master data

Able to keep the tool updated

Able to make daily reports form the tool.

Demand Planning

UNDER SUPERVISION

Understanding of stock levels, thresholds and consumptions and be able to react on alarm

Customer Service Management

MASTER

Able to work according to client requirements

Knowledge of downstream claim management

Able to establish customer reports.

Supply process Synchronization

MASTER

Able to collect indicators and to analyse them with regards to their activities

Transversal Competencies

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Commitment to MSF’s Principles

Demonstrates loyalty, awareness and respect for MSF’s values

Expresses his/her interest by talking/asking/giving informed opinions about MSF’s activities.
Expresses he/she wants to work with MSF because of its principles and mission.
Overtly expresses his/her satisfaction at belonging to MSF and defends MSF’s social mission.
Refers to beneficiaries* when speaking about his/her own work.
Always transmits a positive image of MSF in front of both colleagues and external people.
Translates the principles of MSF into actions.

Behavioural Flexibility

Adapts behaviour to the needs of the situation

Accepts decisions which are not completely in line with his/her personal opinions.
Is flexible in applying and adapting procedures.
Adapts his/her behaviour to the characteristics of the interlocutor and/or situation.
Learns from problems and difficulties, becoming more competent at resolving similar situations in the future.
Looks for adaptable solutions in order to achieve objectives.
Reassesses priorities when circumstances change, focusing on objectives.

Stress Management

Understands other people’ s stress

Has an understanding attitude towards other people’s mistakes and shortcomings.
Gives calm and polite answers and repeats them patiently if necessary.
Uses techniques or plans activities to manage his/her own stress.
Responds and acts constructively in conflictive situations.

Results and Quality Orientation

Works towards objectives, preserving established standards

Perseveres until the objectives of the job and the team have been met.
Complies with the procedures, processes and rules set by MSF.
Is aware that the purpose of his/her job is to meet the specified objectives.
Is autonomous.
Mobilizes resources.
Analyses problems and constraints.

Teamwork and Cooperation

Shares information and coordinates with team and/or others

Shares significant information in a timely manner and actively seeks the opinion of team members or others through empathetic communication.
Allows others to question work/input if this leads to improvement.
Coordinates with other team members to ensure that common objectives are achieved.
Shows interest in and empathy with team members.

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