LT03602 CHARGÉ DES ACHATS

Responsable d'Équipe Chaîne d’Approvisionnment / Responsable Chaîne d’Approvisionnment Projet /Superviseur d'Activité d'Approvisionnment / Chargé Chaîne d’Approvisionnment

Responsabilité Fonctionnelle

Responsable d'Équipe Chaîne d’Approvisionnment / Responsable Chaîne d’Approvisionnment Projet / Superviseur d'Activité d'Approvisionnment / Chargé Chaîne d’Approvisionnment

Domaine Professionnel

Logistique et Approvisionnement

But principal

Exécuter les activités d'achats quotidien d'un bureau d’approvisionnement ( coordination ou projet) conformément aux protocoles et normes MSF, de manière à assurer le fonctionnement optimal de la mission.

Responsabilités

Exécuter les activités d'achats quotidien d'un bureau d’approvisionnement, évaluer le marché et les prix compétitif parmi différents fournisseurs afin pouvoir assurer un approvisionnement continue, selon les procédures en assurant la conformité avec les normes, protocoles et procédures MSF. Ces activités sont notamment mais pas exclusivement les suivantes:
- Effectuer une veille permanente du marché local, rechercher les produits et les fournisseurs qui offrent les meilleures conditions tarifaires et négocier les prix. Mettre régulièrement à jour la base de données (fournisseurs, articles, prix) relative aux fournitures de bureau. Fournir au superviseur logistique/approvisionnement et au coordinateur logistique toutes les informations relatives aux fournisseurs (prix, adresse, articles disponibles, etc.) et les informer de toutes modifications.
- Sur demande du responsable opérationnel, obtenir différents devis auprès des fournisseurs, dans le respect de la politique d'achats de MSF. Passer des commandes auprès de fournisseurs présélectionnnés dont les prix ont été convenus.
- Demander factures et reçus pour tous les achats en évitant le moindre retard, vérifier qu'ils ont été correctement remplis et traduire les informations écrites dans la langue locale avant acceptation.
- Gérer les procédures administratives et comptables relatives aux achats : effectuer les ordres d'achats, vérifier les notes de livraison (par rapport aux commandes),les avances d'argent effectuées par le département des finances etc.Mettre à jour les informations des listes d'achats une fois les achats effectués.
- Assister le magasinier lors des procédures de contrôle des livraisons.
Effectuer des tâches déléguées dans le / les domaine(s) d'activité spécifiées dans son profil de poste

Éducation

Diplôme de l'enseignement secondaire indispensable, formation commerciale souhaitable

Expérience

2 ans minimum à un poste dans le domaine de chaîne d'approvisionnement

Language Level Description

B1 Independent User

Threshold or intermediate

Can understand the main points of clear standard input on familiar matters regularly encountered in work, school, leisure, etc.
Can deal with most situations likely to arise while travelling in an area where the language is spoken.
Can produce simple connected text on topics that are familiar or of personal interest.
Can describe experiences and events, dreams, hopes and ambitions and briefly give reasons and explanations for opinions and plans.

Technical Skills

Transport

UNDER SUPERVISION

Able to read incoming transport documents and to write outcoming transport documents

Capacity to detect anomalies at the moment of reception and to declare a claim.

Customs

UNDER SUPERVISION

Be informed of importation constraints and lead time.

Procurement

AUTONOMOUS

Able to bargain prices and the sell's conditions

Able to compare quotations

Able to make basic contracts.

Supply IS

UNDER SUPERVISION

Able to use supply software with regards to their activity.

Customer Service Management

UNDER SUPERVISION

Able to understand priority and constraints of the customer.

Transversal Competencies

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Commitment to MSF’s Principles

Demonstrates knowledge of and accepts MSF’s principles

Respects the choices made by the organisation.
Has basic knowledge of MSF’s mission and main activities.
Respects and accepts the medical ethics and principles of MSF.
Knows the difference between MSF’s activities and those of other NGOs and actors.

Behavioural Flexibility

Accepts changes

Accepts changes without knowing the full reasons for them.
Accepts new ideas in a positive way.
Positively accepts changes in his/her environment.
Accepts arguments opposed to his/her own.
Is willing to listen and to take on new tasks in his/her job.

Stress Management

Manages own stress

Expresses awareness of his/her own stress level.
Is able to identify causes of his/her own stress and/or asks for help in detecting them.
Is able to express to others his/her personal stressors at an appropriate time without overwhelming them.

Results and Quality Orientation

Performs his/her work

Knows objectives of the job.
Defines tasks to achieve objectives and establishes a working plan.
Reviews and checks his/her work to detect mistakes and to correct them immediately.
Values high-quality work.

Service Orientation

Knows and understands clients’ needs and interests

Identifies and has a clear understanding of who the client to be served is.
Identifies clients’ needs and concerns, and provides them with useful information and quick solutions.
Listens to clients and asks them questions to determine their needs and motivations.
Gets to know how the rest of the team works.

Teamwork and Cooperation

Acknowledges the importance of teamwork and cooperation

Is responsible for his/her work because he/she knows the repercussions it has on the team or on others.
Establishes and maintains good working relationships with colleagues, is accessible and listens to others.
Cooperates with the team and supports decisions made.
Demonstrates a predisposition to work with others and gives help when asked.
Acknowledges there are common goals as well as individual objectives deriving from the personal plan of action.

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